Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Личное дело работника – как его правильно оформить

Как оформить личное дело сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Личное дело работника – как его правильно оформить

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.

30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см.

, например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.

30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

  • личный листок по учету кадров;
  • дополнение к личному листку;

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов.

Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации.

Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка.

Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/dokumentooborot/kak_oformit_lichnoe_delo_sotrudnika/113-1-0-2973

Порядок составления описи личного дела работника

Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Личное дело работника – как его правильно оформить

Ключевым ресурсом любой организации является персонал, ввиду чего вопрос наличия достоверных и актуальных данных о нем обязан постоянно контролироваться отделами кадров.

Поэтому целесообразно иметь опись личного дела работника, образец которого можно скачать на нашем сайте.

Все имеющиеся данные должны быть внесены в информационную базу, отражающую индивидуальные сведения о человеке, его подробную характеристику, трудовой стаж, навыки и прочее.

Основные сведения

Соответствующий документ принято заводить при поступлении сотрудника на работу. Опись подлежит последующему изменению, согласно продвижению по должности работника, до момента окончания трудовых взаимоотношений с собственником фирмы.

Заведение личных дел характерно и для других сфер деятельности, включая образование, медицину, правоохранительную систему.

Важно понимать, как правильно составляются бумаги, что в них должно быть, когда они обязательны, у кого и сколько хранятся.

Имеющееся на предприятии личное дело работника должно содержать все документы, касающиеся конкретного человека. Оно обычно имеет стандартную обложку и включает специальные бумаги, имеющие непосредственное отношение к сотруднику фирмы.

Зачастую оформление дела выполняется согласно регламентирующим правилам, включая ГОСТ-51141-98, 17914-72, федеральные законы.

После того, как работающий решил разорвать отношения с работодателем, его документация передается на хранение в архив организации, срок чего определяется внутренним распоряжением.

Важно понимать, что личные дела работников не являются безусловной документацией, которую обязаны вести все руководители компаний.

Обычно бумаги составляются государственными органами, муниципальными инстанциями, крупными предприятиями, для ведения информации, ее учета по каждому сотруднику. Собственники мелких фирм предпочитают обходиться без составления специальных бумаг.

С точки зрения законодательства стоит отметить, что конкретных требований по данному вопросу не существует, при этом стоит придерживаться указа президента РФ №609.

Досье на работника зачастую оформляется кадровым отделом, либо бухгалтерией предприятия. Его составление производится согласно утвержденному порядку, который определяет:

  • Лицо, на которое необходимо завести личное дело;
  • Перечень документации, требуемой для последующей обработки данных;
  • Место хранения картотеки;
  • Срок размещения личных дел сотрудников предприятия.

Особенно важно вести формирование личных дел сотрудников на предприятиях, имеющих значительную текучку кадров. Нередко работодатели предпочитают оформлять данные бумаги не на весь персонал, а на отдельные категории служащих. В данном аспекте необходимо отметить:

  • Руководителей;
  • Заместителей руководящего состава;
  • Ведущих специалистов фирмы;
  • Материально ответственных лиц, включая кладовщиков, кассиров;
  • Сотрудников, готовых и имеющих заинтересованность относительно продвижения по карьерной лестнице.

Игнорирование приведенных рекомендаций способно негативным образом сказаться как на эффективности рабочего процесса, так и на деятельности руководителя фирмы.

Обеспечение сохранности

Руководитель должен не столько составлять, но и обеспечивать должное хранение личных дел сотрудников. Документы категорически запрещается передавать кому бы то ни было на руки. Хранение бумаг допускается в традиционном архиве либо электронном виде. Обычно все дела имеют как минимум бумажный вариант исполнения, входящий номер.

Как правило, основная ответственность по их размещению и использованию возлагается на собственника организации.

Обычно все дела хранятся не менее 75 лет, что делает соответствующий процесс практически бесконечным. Они сортируются таким образом, чтобы обеспечивался свободный и быстрый доступ к искомому документу.

Как пример, бумаги упорядочивают в алфавитном порядке, по профессиям, должностям, месяцам, годам и т.д.

Информация, размещаемая в архивах предприятий на каждого работника, обычно носит конфиденциальный характер. Важно ограничить к ней доступ соответствующим образом. Многие предприятия используют систему шифрования данных. Работа с базой выполняется либо руководителем, либо отделом кадров. По требованию служащего может быть предоставлена копия персонального документа.

Личное дело сотрудника является закрытой информацией, которая не может передаваться подчиненным работодателя. Даже после увольнения досье должно сохраняться в архиве предприятия. Все данные для отдела кадров, сотрудников и других заинтересованных лиц могут быть выданы в виде копии с оригиналов документов.

Структура

Скачать личное дело (.DOC)

Скачать опись личного дела (.DOC)

Регламента по формированию личного дела работника не существует. Собственник фирмы на свое усмотрение выбирает способ сбора и хранения информации для досье сотрудника. Обычно в основной пакет документов входит:

  • Приказ по предприятию относительно трудоустройства соискателя;
  • Письменное обращение потенциального работника к руководителю компании;
  • Распорядительный документ относительно увольнения сотрудника;
  • Акт предоставления человеку трудовой книжки, при наличии от него письменного требования;
  • Анкетные данные кандидата на должность;
  • Оформленное заявление касательно увольнения служащего.

Все указанные бумаги желательно включать в личное дело подчиненного. Интересно, что ряд данных по законодательству РФ недопустимо использовать в служебных документах. Руководитель компании должен понимать, что запрещается осуществлять следующие действия:

  • Делать копии бумаг без наличия на то оснований, хранить их с оригиналами в одной папке;
  • Выполнять смешанное хранение временной и постоянной документации;
  • Вносить в бумаги личные сведения, связанные с вероисповеданием, политическими взглядами и т.д. не связанные с необходимыми работодателю данными.

Служащий, при нарушении собственных прав относительно приватности персональных данных вправе подать на нарушителя иск.

Дополнительная информация

Оформление личных дел производится исключительно на усмотрение руководителя компании. Им же могут устанавливаться правила и регламент их хранения. Кроме учтенных документов обычно включаются дополнительно копии следующих бумаг:

  • СНИЛС;
  • Личной карточки по форме Т2;
  • Военного билета или приписного удостоверения;
  • Общегражданского паспорта;
  • Идентификационного номера налогоплательщика;
  • Фотокарточки, используемой для внутренних документов, анкет;
  • Свидетельства, аттестата, диплома о получении образования;
  • Должностной инструкции работника;
  • Характеристики с прошлого места работы;
  • Автобиографии.

Работодатель вправе использовать личное же дело у работника, образец которого легко скачать с нашего сайта, документы, связанные с его непосредственной деятельностью. Речь идет о приказах наказания, актах об отказе в подписи ознакомления, уведомлении о переводе на другую должность, результатах аттестации рабочего места либо исполнителя и т.д.

Особое внимание стоит уделить вопросу, как должна храниться соответствующая документация. Игнорирование простейших требований способно принести руководителю организации массу хлопот.

Опись дел является справкой, где указаны все прилагаемые к папке досье бумаги. Она обычно идет сразу после титульного листа.

Ее отсутствие не позволит контролировать оборот документации и создаст все условия для того, чтобы работодателя можно было обвинить в служебном подлоге или краже бумаг из личного дела работника.

Задачей организации является не только включение в личное дело стандартной информации, но и дополнительных сведений. Среди прочих не лишним является отметка о наличии благодарностей, наград, медалей, грамот, других достижений.

Желательно, чтобы объем папки одного работника не выходил по толщине за пределы 40 мм, либо 250 листов. Если документов оказывается больше – необходимо завести вторую папку.

Руководитель предприятия вправе проверить личные дела уволенных сотрудников, провести их ревизию с целью удаления ненужной, не актуальной информации.

Основные рекомендации

Никаких особых требований к тому, как правильно оформить соответствующий документ не существует. Достаточно взять типовую папку «дело», в которую поместить все необходимые бумаги на конкретного сотрудника. Титульный лист должен иметь стандартное оформление. По центру указывается фамилия, имя, отчество служащего, ниже указывается дата начала ведения дела.

Предприятие, обязано систематизировать сведения на каждого своего работника. Для этого заводится рабочий журнал учета, отражающий всю необходимую информацию по досье, включая:

  • Регистрационный номер дела;
  • Личные сведения сотрудника организации;
  • Наличие других папок, касающихся работника;
  • Анкетные сведения подчиненного.

Специальная форма журнала не предусмотрена, поэтому он составляется на усмотрение руководителя фирмы. Отличным вариантом учета существующих на предприятии документов является занесение их в единый реестр посредством компьютера. Рекомендуется опись и хранение бумаг осуществлять в следующем хронологическом порядке:

  1. Заявление о трудоустройстве;
  2. Стандартный пакет документов;
  3. Бумаги, которые появляются в ходе обычной деятельности работника, включая заявления, справки, благодарности и т.д.

Достаточно удобно хранить личные дела в алфавитном порядке, что позволит без труда по фамилии работника найти нужную папку.

Нюансы составления описи

Согласно общим правилам составления документации соответствующая опись должна быть выполнена на отдельном листке бумаги. Вариант ее представления можно взять по унифицированной форме Росархива. Рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

  • Определяется список дел, подлежащих отправке на хранение в архив;
  • Производится систематизация документации;
  • Создается и распечатывается форма описи;
  • Заполняются предусмотренные образцом заголовки;
  • Выполняется итоговая опись.

Возможны ситуации, когда оформляемый документ не будет иметь специального индекса, ввиду отсутствия у предприятия соответствующей номенклатуры. В подобных случаях рекомендуется оставлять имеющийся заголовок.

Правильным считается ситуация, когда дела вносятся на протяжении одного года.

Некоторые ситуации позволяют использовать одну опись для нескольких документов, сделанных в разные периоды, при условии, что они не были переданы на хранение в архив.

Дела можно как разделять, так и соединять, с отражением соответствующей информации в описи. Вполне нормальным считается ситуация, когда отдел кадров включает личные сведения в один документ, а служебные бумаги – в другой. Дела, состоящие их нескольких томов, принято разделять по папкам с отдельной нумерацией.

Кадровые специалисты обязаны создавать, вести дела предприятия, соответствующим образом передавать их на хранение и правильно завершать. Несвоевременное выполнение указанной работы приведет к последующим проблемам по узакониванию всего рабочего архива предприятия.

Как оформить личное дело работника:

Источник: http://ImeetePravo.com/trudovoe/lichnoe-delo-rabotnika.html

Внутренняя опись приказов по личному составу образец. Внутренняя опись документов

Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Личное дело работника – как его правильно оформить

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела – перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: “Приказы по основной деятельности“. А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе “Приложения” со ссылкой на соответствующий акт.

При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4).

Рис. 18.4.

Нумерация листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями, сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт.

Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись, рис. 18.5). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней.

Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке.

При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

Рис. 18.5.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

  • – литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
  • – номера листов с наклеенными документами;
  • – номера листов с конвертами и вложений в них;
  • – номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4.

При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а нс стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Внутренняя опись документов дела

внутренняяописьдокументовдела nо. +-+ nо. индекс документа дата заголовок номер примечание п/п документа листов дела

  • Образец. Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов
  • Источник: https://ovokras.ru/tgp/vnutrennyaya-opis-prikazov-po-lichnomu-sostavu-obrazec.html

    Внутрення опись приказов — Ваш юрист

    Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Личное дело работника – как его правильно оформить

    Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

    Для чего нужна опись

    Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

    Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

    К каким личным делам должна составляться опись

    Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

    • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
    • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
    • Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

      Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

      На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

      1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
      2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

      Документ должен содержать в себе ряд сведений:

    • наименование предприятия,
    • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
    • список описываемых документов,
    • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
    • К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

      Как оформить опись документов личного дела

      Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

      Образец составления описи документов личного дела

      В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.Далее оформляют в таблицу список документов описи:

    • номер документа по порядку,
    • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
    • дата составления и подписания,
    • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
    • номера листов,
    • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

    Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

    В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

    Что делать с описью после увольнения сотрудника

    После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия.

    На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию.

    Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

    assistentus.ru

    Внутрення опись приказов

    4.1.3. Составление внутренней описи дела

    Внутренняя опись – это документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

    В государственных и муниципальных архивах внутренние описи составляются к делам, содержащим особо ценные и уникальные документы и иным категориям дел, требующим особого учета, содержащим иллюстративные материалы, фотодокументы и т.п.

    При поступлении из организаций — источников комплектования в следующих делах, как правило, имеется внутренняя опись:

    — особо ценные дела;

    — дела с документами ограниченного доступа,

    Внутренняя опись документов дела составляется на дела постоянного хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле:

    — приказы по основной деятельности;

    — приказы по личному составу;

    — планы на определенный период времени;

    — отчеты за определенный период времени;

    — переписка организации по наиболее значимым для нее направлениям деятельности;

    Помимо перечисленных дел, организация вправе сама определить иные виды дел, к которым необходимо составлять внутренние описи дел. Эта норма закрепляется в «Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» конкретной организации.

    Методика составления внутренней описи дела

    Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их делопроизводственных (регистрационных) индексах, датах, заголовках документов и номерах листов дела.

    К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

    Внутренняя опись подписывается ее составителем (указывается должность, подпись, расшифровка подписи).

    Если дело было переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и учитываются в листе-заверителе отдельно от общего количества листов документов в деле.

    archives.ru

    В стареньких, но по-прежнему являющихся нормативным документом «Основных правилах работы ведомственных архивов» 1985 года сказано:

    «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263)

    Составление внутренней описи документов дела

    Источник: https://nevarono.ru/post-5901/

    Внутренняя опись документов дела

    Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Личное дело работника – как его правильно оформить

    Внутренняя опись документов дела имеетунифицированную форму, предусмотреннуюОсновными правилами работы архивоворганизаций (одобрены решением КоллегииРосархива от 06.02.2002).

    Обычно такая описьпомещается в дело, содержащее наиболееценные документы, при подготовке его ксдаче в архив. Однако личное дело являетсяисключением – опись документов ведетсясразу же при его заведении и подшиваетсяв самом его начале (приложение 2).

    При ведении личного дела во внутреннююопись вносятся все документы, которыев него подшиваются.

    Личный листок по учету кадров

    Личный листок по учету кадров – этоучетный документ, раскрывающий сведенияо личных данных работника, его трудовойдеятельности, поощрениях и др.Содержательная часть этого документа,как правило, представляет собой«вопросник» с заготовленным местом длявнесения ответов (приложение 3).

    Личный листок содержит перечень вопросово биографических данных работника, обобразовании, о выполняемой работе сначала трудовой деятельности, семейномположении, пребывании за границей, обучастии в выборных органах и др.

    Личный листок заполняет от руки припоступлении на работу сам работник водном экземпляре без помарок и исправлений,подписывает и ставит дату. Полнота иправильность заполнения личного листкасверяются сотрудником кадровой службыс записями в таких документах, какпаспорт, трудовая книжка, диплом, военныйбилет и т. д.

    Анкета

    Другая разновидность учетного документав личном деле – анкета, которая можетсодержать аналогичные вопросы.

    Таким образом, иногда вместо личноголистка по учету кадров используетсяанкета, которая содержит в основном теже графы, что и личный листок, нозаполняется соискателем до приема наработу и включается в личное дело, толькоесли данный соискатель становитсясотрудником организации. В личное деломогут включаться и анкета, и личныйлисток.

    Желательно, чтобы формы таких документов,как личный листок по учету кадров,анкета, были утверждены работодателемсамостоятельно с учетом специфики егодеятельности.

    Ведение личного дела

    В течение трудовой деятельности личноедело работника может дополнятьсяследующими документами:

    • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями);

    • уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;

    • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;

    • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биогра-фических сведений о работнике;

    • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;

    • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);

    • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);

    • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора;

    • копией приказа о прекращении трудового договора;

    • копией трудовой книжки;

    • другими документами, связанными с работой.

    Обратите внимание!Поступающие в личноедело документы располагаются вхронологическом порядке

    Помимо перечисленных, в личное деломогут входить и некоторыедругие документы(например, документы о прохожденииработником конкурса на замещениевакантной должности, копии документово награждении сотрудника (присвоенииему почетных званий, награждении грамотойи т. д.) и т. п.).

    Кроме того, в личное дело помещается(но при этом не подшивается в него)фотография работника установленногов организации формата (обычно 4 х 6 см).На обороте фотографии указываютсяфамилия, имя, отчество работника.Рекомендуется обновлять фотографии нереже одного раза в пять лет или же подостижении работниками возраста 20 и 45лет.

    Если в течение работы у сотрудникаменяются какие-то сведения, которыебыли указаны в личном листке по учетукадров, каким образом нужно изменятьэти данные в документах личного дела?Может быть, следует переоформить личныйлисток?

    Работники кадровой службы, ответственныеза ведение личных дел, обязаны постоянноследить за их состоянием и своевременновносить изменения в учетные сведения.Обратите внимание: при этом не требуетсявносить какие-либо изменения илидополнения в личный листок по учетукадров или анкету, тем более не нужнотребовать от работника заново заполнятьэти документы.

    Все изменения в учетных данных работникадолжны отражаться в отдельных,дополнительных листах. Как правило, этидокументы называются «Дополнение кличному листку по учету кадров»(«Дополнение к анкете»). Обычно они имеюттабличную форму (приложение 4) иразрабатываются по усмотрениюработодателя.

    Дополнение к личному листку по учетукадров работник кадровой службы заполняетпосле того, как поступили документы,отражающие первое изменение признаковличного листка по учету кадров.

    Всеизменения (награждение правительственныминаградами, присвоение ученых, воинских,почетных званий и ученых степеней,образование, знание языков, участие всоставе выборных законодательных ипредставительных органов) вносятся наосновании соответствующих документов.

    https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

    Каждый раз после внесения очередногоизменения сотрудник кадровой службыподписывает дополнение к личному листкупо учету кадров.

    Если на бланке не остается места длявнесения последующих изменений, заполняютследующий аналогичный бланк.

    Обязательным реквизитом дополнения кличному листку по учету кадров являютсяотметки о проведении проверок наличияи состояния личных дел. На оборотнойстороне личного листка после всех другихсведений делают отметку: «личное делопроверено», ставят дату и подпись.

    В следующем номере «Справочникакадровика» мы разберем особенноститекущего хранения личных дел сотрудников,а также правила подготовки их к длительномухранению и к сдаче в архив.

    Приложение 1

    Пример оформления книги (журнала) учеталичных дел

    Приложение 2

    Пример оформления внутренней описидокументов личного дела

    Приложение 3

    Пример оформления личного листка поучету кадров

    Приложение 4

    Пример оформления дополнения к личномулистку по учету кадров

    Картотекаличных дел работников

    Личные дела относятся к группе дел,которую подбирает в организации кадроваяслужба. Личные дела формируются в течениевсего периода работы данного лица ворганизации. Исключение может составлятьслучай, когда сотрудник уволился изорганизации в том же году, в которомпоступил в данную организацию на работу.

    Личное дело – подборка документов осотруднике, содержащая в себе, в томчисле, его персональные данные.

    В личных делах группируются документы,представленные сотрудниками припоступлении на работу, а также образующиесяв период их профессиональной деятельностив данной организации.

    Как правило, в состав личного делавходят:

    – внутренняя опись документов;

    – анкета, личный листок по учетукадров;

    – резюме (или автобиография);

    – копии документов об образовании(в том числе все квалификационныесвидетельства), удостоверения личности;

    – справки и другие документы,подтверждающие изменения анкетныхданных работника (копии свидетельствао браке, ИНН, страхового свидетельства,свидетельства о рождении детей);

    – копии всех приказов о назначении,переводе, поощрениях, командировках,отпусках и т. д.;

    – трудовой контракт;

    – данные аттестаций;

    – характеристики;

    – план карьерного роста.

    В течение периода работы сотрудника ворганизации кадровая служба учитываеткаждый документ личного дела во внутреннейописи.

    Во внутренней описи перечисляют вседокументы, которые подшиты в личноедело. Изъятие документов из личногодела, замену подлинников копиями отражаютво внутренней описи в графе «Примечание».В период работы сотрудника в организацииво внутренней описи учитывается каждыйдокумент личного дела.

    Также сотрудникиотдела кадров ведут учет дополнительныхсведений о сотруднике и вместе с личнымлистком по учету кадров помещают вначале дела.

    Закрывая личное дело, кнему подшивают заявление работника обувольнении по собственному желаниюлибо другие документы, которые служатоснованием для увольнения, и копиюприказа.

    Внутреннюю опись подписывает составительс указанием должности, расшифровкиподписи и даты составления.

    Для быстрого и безошибочного нахожденияличных дел в организации рекомендуетсясоставлять картотеку личных делработников.

    Картотека – это справочник, в которомсведения о содержании документовотражены на карточках, расположенныхв соответствии с номенклатурой дел испециально разработанной схемойпостроения картотеки.

    Необходимость создания картотекиопределяется потребностями организациив информации о составе и содержаниидокументов.

    Картотека личных дел работников создаетсядля поиска необходимых документов,содержащих сведения о работнике и еготрудовой деятельности.

    Карточки систематизируются в алфавитномпорядке по фамилиям, в пределах одинаковыхфамилий – по именам и отчествам.

    В картотеке карточки располагаются всоответствии с принятой схемойсистематизации. Разделы и подразделыотделяются друг от другакарточками-разделителями и указываютсяна ящиках с картотекой.

    Условия хранения картотеки личных делработников должны обеспечивать надежнуюсохранность личных дел и помещенных вних документов (сведений) от хищения(разглашения). С этой целью картотекиличных дел работников следует хранитьв сейфах или плотно закрывающихсяметаллических шкафах.

    Источник: https://StudFiles.net/preview/3000646/page:4/

    Юрист и Закон
    Добавить комментарий