Регламент взаимодействия с другими отделами. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Функциональные области взаимодействия

Регламент взаимодействия структурных подразделений | Статьи | Pro-персонал

Регламент взаимодействия с другими отделами. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Функциональные области взаимодействия

Когда «бои местного значения» происходят внутри одной службы, вопрос распределения ответственности решает непосредственный руководитель. Но как быть, если споры разгораются между подразделениями? Найти выход из этой ситуации может специалист по персоналу.

► Образец положения о структурном подразделении

Чтобы определить все взаимодействия в компании и тем самым повысить эффективность персонала, HR-спе-циалисты «СпецПолимер» разработали и ввели Регламент взаимодействия и документооборота.

Это помогло организации избавиться от многих проблем.

Конечно, такой документ – не панацея от всех бед, но он вносит ясность и определенность в деятельность предприятия, существенно облегчает труд не только менеджеров по персоналу, но и руководства.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Компания «СпецПолимер» создана в 2003 г. Разрабатывает и производит защитные полимерные покрытия на основе полимочевины и полиуретанов в России, оказывает услуги по нанесению покрытий на любые виды поверхностей. Имеет 6 филиалов. Количество персонала управляющей компании – около 50 человек.

Регламент обычно создается, если в компании:• много бизнес-процессов;

• в них задействованы более двух звеньев (несколько работников или структурных подразделений).

Цели создания регламента взаимодействия структурных подразделений

Цели создания регламента взаимодействия и документооборота:

1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение правильного взаимодействия бизнес-единиц.

2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе.

3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе.

4. Облегчение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий.

5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины.

6. Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения.

7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Структура регламента взаимодействия структурных подразделений

С регламентом удобнее всего работать, когда он выполнен в виде таблицы (см. таблицу).

Обратим внимание на некоторые ее столбцы:• «№ формы» – могут быть указаны как стандартные, так и принятые в компании формы документов;• «Исполнитель» – сотрудник, который выполняет действие или готовит и сопровождает документ;• «Дата/время» – точный срок подготовки документа;

• «Ответственный» – сотрудник, контролирующий подготовку документа, ответственный за полноту и точность представленных в нем сведений, а также за соблюдение сроков (обычно исполнитель или его руководитель).

Если какое-то звено не предусматривается в конкретном документе, ставится прочерк.

Например, секретарь-делопроизводитель ежемесячно готовит и отдает на согласование начальнику службы управления персоналом список дней рождения сотрудников в следующем месяце, однако утверждения данного документа не предусмотрено, и в этом случае в колонке «Подпись, утверждение» будет стоять прочерк. Действия по конкретным документам описываются в регламенте построчно.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Документы можно объединить в группы либо по признаку сходства процессов, либо по службам, к которым они относятся. Поэтому имеет смысл в регламенте выделить соответствующие блоки: по процессам (например: поступление / отгрузка товара и т.п.

) или по службам (коммерческий отдел, производственная служба и т.д.). Если крупная компания имеет сложные процессы взаимодействия, то, возможно, помимо общего для всех регламента, придется разработать таковые для каждого из подразделений.

Нюансы создания регламента взаимодействия структурных подразделений

Нюансы создания регламента зависят от особенностей компании и типа ее корпоративной культуры. В любом случае необходимо заручиться поддержкой руководства и вызвать интерес у начальников структурных подразделений.

Работу по созданию общекорпоративного документа можно начать с создания Регламента для службы управления персоналом. Для HR-а это достаточно просто: все процессы ему хорошо известны, и мотивировать подчиненных к выполнению Регламента не составляет труда.

После такой апробации становится легче «на живом примере» показывать руководителям других служб, как Регламент помогает в работе, что необходимо для его создания и эффективного действия.

Итак, получив одобрение и поддержку руководства, менеджер по персоналу должен собрать всю информацию о внутрифирменных процессах и документах.

Для этого лучше всего определить ответственных по каждому блоку процессов (обычно это начальники служб и отделов).

Способы сбора данных зависят от особенностей компании: можно сделать рассылку по внутренней сети с формой регламента и примером заполнения либо выяснить необходимые сведения в личной беседе с каждым.

Полученная информация по всем процессам и документам в компании фиксируется на бумаге.

Внедрение регламента взаимодействия структурных подразделений

Важно согласовать созданный документ со всеми работниками. Желательно сделать массовую рассылку нового регламента по внутренней интернет-сети с призывом вносить предложения и замечания (должен быть указан срок рассмотрения присланных комментариев).

Если электронная рассылка невозможна либо не все сотрудники имеют доступ к компьютеру – нужно обеспечить каждое структурное подразделение бумажным экземпляром документа.

После всех согласований можно издавать приказ об утверждении Регламента и его обязательном исполнении всеми работниками.

Чтобы регламент работал, нужно время от времени оценивать его исполнение и своевременно вносить изменения и дополнения. Если в зарплате сотрудников есть переменная часть, можно сделать одним из критериев ее выплаты исполнение регламента.

№ п/п Документ/информация № формы Исполнитель Согласование Подпись, утверждение Кому передаётся Дата/время* Ответственный
1.Служба управления персоналом
1.1.Кадровый учёт
1.1.1.Штатное расписание/изменения в штатном расписанииУниф. форма Т-3/Приказ по основной деятельностиНачальник службы управления персоналомФинансовый директорУтверждение приказом, подписание – начальник службы управления персоналом, главный бухгалтерНачальник службы управления персоналомНе позднее 2 дней после утверждения орг. структуры / принятия решения о внесении измененийНачальник службы управления персоналом
1.1.2.ЗаявленияРаботникНепосредственный руководитель работникаГенеральный директорИнспектор по кадрамДо кадрового действия (увольнение, отпуск и т. д.)Работник
1.1.3.Трудовой договорУП-1Инспектор по кадрамНачальник службы управления персоналом, юрисконсультГенеральный директор, работник1 экз. – инспектор по кадрам, 1 экз. – работникДо начала работыНачальник службы управления персоналом
1.1.4.Соглашения, дополнения к трудовым договорамУП-2Инспектор по кадрамНачальник службы управления персоналом, юрисконсультГенеральный директор, работник1 экз. – инспектор по кадрам, 1 экз. – работникЗа 2 месяца до измененийНачальник службы управления персоналом
1.1.5.Трудовые функции работникаУП-3Напосредственный руководитель работникаНачальник службы управления персоналом, юрисконсультГенеральный директор, ознакомление – работник1 экз. – инспектор по кадрам, 1 экз. – работник, 1 экз. – непосредственный руководитель работникаЗа 5 рабочих дней до подписания трудового договора/доп. соглашения с работникомНепосредственный руководитель работника
1.1.6.
1.2.Управление персоналом
1.2.1.Орг. структураУП-11Начальник службы управления персоналомДиректор по корпоративной политикеГенеральный директорНачальник службы управления персоналом, в эл. виже – на корпоративный серверВ течение 1 дня с момента принятия решения о внесении измененийНачальник службы управления персоналом
1.2.2.Бюджет расходов службы УП на год (с приложениями)ОФ-7Начальник службы управления персоналомДиректор по корпоративной политике, финансовый директорГенеральный директор1 экз. – начальник службы управления персоналом, 1 экз. – финансовый директорДо 15 декабря предыдущего календарного годаНачальник службы управления персоналом
1.2.3.

* Если срок выполнения выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то переносится на следующий за этой датой рабочий день

Скачать таблицу
 

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/7929-25-02-2017-reglament-dokumentooborota-i-vzaimodeystviya

Регламент взаимодействия между структурными подразделениями. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

Регламент взаимодействия с другими отделами. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Функциональные области взаимодействия

На каждом предприятии существуют документы, регламентирующие деятельность этого предприятия. Например, регламент работы отдела разрабатывается для того, чтобы каждый сотрудник, задействованный в каком-либо бизнес-процессе, хорошо понимал, что он должен делать, как и когда, и что должно получиться у него в результате.

Или, например, регламент взаимодействия подразделений нужен для того, чтобы отделы или подразделения компании передавали друг другу информацию или документы в определенном порядке или по установленным правилам. Для руководителя этот документ — один из главных инструментов управления. Правильно составленный регламент помогает достичь нужного результата в заданный срок.

Каким же должен быть регламент бизнес-процесса?

Требования к регламенту

Критерий эффективности регламента – егодоступность для исполнителя. Если менеджер детально распишет все составляющие процесса, но его подчиненные ничего не поймут – будет ли толк от такого документа?

Поэтому при составлении регламента нужно учитывать3 основных принципа:

  1. Регламент пишется на основании модели (схемы) бизнес-процесса. Причем качество регламента прямо зависит от того, насколько тщательно проработана схема.
  2. Регламент имеет структуру, определенную моделью бизнес-процесса. Все основные пункты схемы бизнес-процесса должны присутствовать в регламенте, все они важны, и мы поговорим о них в следующем разделе.
  3. Регламент должен быть написан сухим, официальным языком. Не стоит бояться канцеляризмов – гораздо важнее избежать двусмысленности. В документе используют только простые, короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее – сказуемое). Формулировки должны быть однозначными. Все термины и аббревиатуры следует расшифровать. Для этого составляется список терминов и определений.

Самые частые ошибки в регламенте:

  • Слишком большой объем. Оптимальный размер – не более 5-7 страниц.
  • Сложный текст, длинные составные предложения.
  • В терминах и названиях использованы синонимы. Одна и та же операция или документ должны на протяжении всего регламента называться одним и тем же словом.
  • Использованы сокращения без расшифровки.
  • Не обозначены конкретные исполнители.
  • Не все шаги описаны. Возможно, отдельные действия покажутся составителю очевидными – но их все равно нужно описать.

Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании – как опытному работнику, так и новичку.

Структура регламента

Хороший регламент содержит описание входа и выхода бизнес-процесса (с чего начинается и чем всё должно закончиться), требования и качеству работ, обязанности и ответственность каждого исполнителя, способы передачи информации.

Разработчику регламента удобно описывать бизнес-процесс в форме таблицы, разложив его на отдельные операции (в соответствии с моделью):

Но сотруднику будет трудно сориентироваться в такой таблице, а тем более работать по ней. Поэтому обычно регламент представляет собой многоуровневый список.

Основные пункты регламента:

  1. Общие положения. Здесь определяют назначение документа (цель бизнес-процесса).
  2. Термины и определения. В этом пункте приводят расшифровку терминов.
  3. Сокращения. Здесь необходимо расшифровать все используемые в тексте сокращения.
  4. Условия и ограничения.

    Здесь следует описать условия, при которых начинается процесс (в каком случае он происходит), требования к результату и ограничения – когда можно отступить от требований документа и как нужно действовать в этих случаях.

  5. Требования к процедурам.

    В этой части подробно описывают все операции, входящие в бизнес-процесс, — кто, когда, что делает, что будет результатом, требования и комментарии.

  6. Ответственность. Кто и за что отвечает.
  7. Контроль. Кто и как контролирует результаты.

Приложения: схема бизнес-процесса, формы документов и т.д.

Регламент бизнес-процесса «Аттестация персонала»

1. Общие положения.

1.1 Цель – дать оценку уровню квалификации работника, оценить соответствие работника занимаемой должности.

1.2 Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.

2. Основные термины и определения:

Аттестация — определение квалификации, уровня знаний и умений работника предприятия.

3. Сокращения:

4. Условия и ограничения.

4.1 Сроки проведения аттестации….

4.2 Состав аттестационной комиссии…

4.3 Аттестации подлежат….

4.4 Аттестации не подлежат…

5. Порядок проведения аттестации.

5.1 Подготовка к аттестации включает в себя…..

5.2 График аттестаций составляется…..

5.4 … (подробно описываются все стадии процесса в соответствии с моделью, если видов аттестации несколько – для каждого вида)

6. Ответственные лица (указывается состав аттестационной комиссии и лица, отвечающие за проведение аттестаций).

7. Приложение (схема процесса, форма приказа об аттестации, формы аттестационных листов и т. д.)

*************************************************************************************************

1. Общие положения

1.1.

Настоящий регламент определяет принципы взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом – филиала ОАО “РЖД” (ЦМ) со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания – филиала ОАО “РЖД” (ЦФТО) и Центральной дирекции управления движением – филиала ОАО “РЖД” (ЦД) при оформлении работ и услуг, выполняемых, оказываемых структурными подразделениями ЦМ, в рамках комплексных услуг, связанных и не связанных с услугой перевозки, а также при оформлении взимания платежей за оказанные услуги, оплата которых производится с использованием единого лицевого счета плательщика.

1.2.

Настоящий регламент направлен на обеспечение эффективного взаимодействия между структурными подразделениями ЦМ, ЦФТО, ЦД при оказании транспортно-логистических услуг в режиме “одного окна”, на повышение качества оказания услуг, связанных с перевозкой грузов, на обеспечение единства требований при оформлении начисления сборов и плат по грузовым перевозкам ОАО “РЖД” и на расширение области применения технологии электронного документооборота.

Источник: https://domjilserv.ru/pasport-rf/reglament-vzaimodeistviya-mezhdu-strukturnymi-podrazdeleniyami.html

Регламент взаимодействия между предприятиями холдинга. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

Регламент взаимодействия с другими отделами. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Функциональные области взаимодействия

Когда «бои местного значения» происходят внутри одной службы, вопрос распределения ответственности решает непосредственный руководитель. Но как быть, если споры разгораются между подразделениями? Найти выход из этой ситуации может специалист по персоналу.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что такое регламент взаимодействия структурных подразделений
  • наиболее удобная форма регламента
  • какие нюансы следует учесть при подготовке регламента взаимодействия структурных подразделений
  • как внедрить регламент взаимодействия структурных подразделений

Чтобы определить все взаимодействия в компании и тем самым повысить эффективность персонала, HR-спе-циалисты «СпецПолимер» разработали и ввели Регламент взаимодействия и документооборота.

Это помогло организации избавиться от многих проблем.

Конечно, такой документ – не панацея от всех бед, но он вносит ясность и определенность в деятельность предприятия, существенно облегчает труд не только менеджеров по персоналу, но и руководства.

Компания «СпецПолимер» создана в 2003 г. Разрабатывает и производит защитные полимерные покрытия на основе полимочевины и полиуретанов в России, оказывает услуги по нанесению покрытий на любые виды поверхностей. Имеет 6 филиалов. Количество персонала управляющей компании – около 50 человек.

Регламент обычно создается, если в компании: много бизнес-процессов;

в них задействованы более двух звеньев (несколько работников или структурных подразделений).

Нюансы создания регламента взаимодействия структурных подразделений

Нюансы создания регламента зависят от особенностей компании и типа ее корпоративной культуры . В любом случае необходимо заручиться поддержкой руководства и вызвать интерес у начальников структурных подразделений.

Работу по созданию общекорпоративного документа можно начать с создания Регламента для службы управления персоналом. Для HR-а это достаточно просто: все процессы ему хорошо известны, и мотивировать подчиненных к выполнению Регламента не составляет труда.

После такой апробации становится легче «на живом примере» показывать руководителям других служб, как Регламент помогает в работе, что необходимо для его создания и эффективного действия.

Итак, получив одобрение и поддержку руководства, менеджер по персоналу должен собрать всю информацию о внутрифирменных процессах и документах.

Для этого лучше всего определить ответственных по каждому блоку процессов (обычно это начальники служб и отделов).

Способы сбора данных зависят от особенностей компании: можно сделать рассылку по внутренней сети с формой регламента и примером заполнения либо выяснить необходимые сведения в личной беседе с каждым.

Полученная информация по всем процессам и документам в компании фиксируется на бумаге.

Внедрение регламента взаимодействия структурных подразделений

Важно согласовать созданный документ со всеми работниками. Желательно сделать массовую рассылку нового регламента по внутренней интернет-сети с призывом вносить предложения и замечания (должен быть указан срок рассмотрения присланных комментариев).

Если электронная рассылка невозможна либо не все сотрудники имеют доступ к компьютеру – нужно обеспечить каждое структурное подразделение бумажным экземпляром документа.

После всех согласований можно издавать приказ об утверждении Регламента и его обязательном исполнении всеми работниками.

Чтобы регламент работал, нужно время от времени оценивать его исполнение и своевременно вносить изменения и дополнения. Если в зарплате сотрудников есть переменная часть, можно сделать одним из критериев ее выплаты исполнение регламента.

№ п/пДокумент/информация№ формыИсполнительСогласованиеПодпись, утверждениеКому передаётсяДата/время*Ответственный
1.Служба управления персоналом
1.1.Кадровый учёт
1.1.1.Штатное расписание/изменения в штатном расписанииУниф. форма Т-3/Приказ по основной деятельностиФинансовый директорУтверждение приказом, подписание – начальник службы управления персоналом, главный бухгалтерНачальник службы управления персоналомНе позднее 2 дней после утверждения орг. структуры / принятия решения о внесении измененийНачальник службы управления персоналом
1.1.2.ЗаявленияРаботникГенеральный директорИнспектор по кадрамДо кадрового действия (увольнение, отпуск и т. д.)Работник
1.1.3.Трудовой договорУП-1Инспектор по кадрамДо начала работыНачальник службы управления персоналом
1.1.4.Соглашения, дополнения к трудовым договорамУП-2Инспектор по кадрамНачальник службы управления персоналом, юрисконсультГенеральный директор, работник1 экз. – инспектор по кадрам, 1 экз. – работникЗа 2 месяца до измененийНачальник службы управления персоналом
1.1.5.Трудовые функции работникаУП-3Напосредственный руководитель работникаНачальник службы управления персоналом, юрисконсультГенеральный директор, ознакомление – работник1 экз. – инспектор по кадрам, 1 экз. – работник, 1 экз. – непосредственный руководитель работникаЗа 5 рабочих дней до подписания трудового договора/доп. соглашения с работникомНепосредственный руководитель работника
1.1.6.
1.2.Управление персоналом
1.2.1.Орг. структураУП-11Начальник службы управления персоналомДиректор по корпоративной политикеГенеральный директорНачальник службы управления персоналом, в эл. виже – на корпоративный серверВ течение 1 дня с момента принятия решения о внесении измененийНачальник службы управления персоналом
1.2.2.Бюджет расходов службы УП на год (с приложениями)ОФ-7Начальник службы управления персоналомДиректор по корпоративной политике, финансовый директорГенеральный директор1 экз. – начальник службы управления персоналом, 1 экз. – финансовый директорДо 15 декабря предыдущего календарного годаНачальник службы управления персоналом
1.2.3.

* Если срок выполнения выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то переносится на следующий за этой датой рабочий день

Источник: https://passport13.com/replacement/reglament-vzaimodeistviya-mezhdu-predpriyatiyami-holdinga-obrazec/

Чем регламент отличается от положения: описание и отличия. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

Регламент взаимодействия с другими отделами. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Функциональные области взаимодействия

Согласно наиболее распространенному определению, регламент представляет собой специальный нормативно-правовой акт внутреннего применения, который регламентирует порядок деятельности определенного государственного органа, описывает его внутреннюю организацию. Так, в РФ существуют регламенты для Государственной Думы, Совета Федерации, высших судебных органов, Генеральной прокуратуры, Центральной избирательной комиссии и ряда других органов.

Так, регламент работы Государственной Думы определяет порядок и периодичность ее деятельности, формы работы, наличие комиссий и комитетов, особенности их создания и упразднения и многие другие вопросы.

Для граждан, прямо не связанных с данными органами, регламенты имеют второстепенное значение, однако их положениями можно руководствоваться при оспаривании отдельных действий, решений, актов соответствующих структур.

Регламент как порядок деятельности

Другое определение регламента сводится к обозначению порядка проведения определенных коллективных мероприятий: собраний, заседаний, съездов, конференций. Подобные регламенты принимаются внутри государственных органов и организаций, могут действовать временно или применяться на постоянной основе.

Так, одноразовые мероприятия часто проводятся на основании предварительно утвержденного регламента, который устанавливает особенности поведения и взаимодействия их участников. Ежегодно проводящие съезды политических партий обычно утверждают постоянно действующий регламент, положения которого применяются лишь при наступлении соответствующих событий.

Регламент как свод правил

Изредка термином «регламент» обозначают также свод каких-либо правил, применяемых в определенной узкой сфере жизнедеятельности. В данном значении регламент не является нормативно-правовым актом, однако также используется для регулирования поведения граждан при проведении определенных мероприятий.

Так, часто принимаются регламенты проведения спортивных соревнований, которые распространяют свое действие только на участников данных мероприятий, имеют ограниченное время действия.

Другим редким обозначением регламента является название нормативно-правового акта неограниченного распространения, который выражает властные полномочия органов управления государством, однако в России таких актов не выпускается.

Источники:

  • О Регламенте Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Основные положения технического регулирования в области пожарной безопасности и общие принципы ее обеспечения регламентируются федеральным законом от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ. Именно в соответствии с ним осуществляется защита жизни и имущества граждан, юридических лиц, а также государственного и муниципального имущества от пожаров.

Инструкция

Технический пожарный регламент описывает общие принципы обеспечения пожарной безопасности, устанавливает систему классификации и терминологию. Кроме того, в нем прописаны и конкретные нормы при проектировании, строительстве и эксплуатации поселений, городских округов, зданий, сооружений, строений, а также требования к производственным объектам, технике и продукции общего назначения.

В документе разъяснены такие понятия, как аварийный выход, безопасная зона, взрыв, взрывоопасная смесь, взрывопожароопасность объекта защиты, горючая среда, допустимый риск, источник зажигания, класс конструктивной пожарной опасности, необходимое время эвакуации, объект защиты и т.д. и т.п. – всего 50 терминов. Точная терминология позволяет исключить любую двусмысленность при трактовке строк документа.

Статьями регламента устанавливаются правовые основы технического регулирования в области пожарной безопасности, правила ее обеспечения для различных строений. Даны классификации возгораний и пожарной опасности веществ и материалов, технологических сред, пожароопасных и взрывоопасных зон и т.д.

В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции , .

На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т.п.

Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями:

Методическая инструкция – документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий (функций), независимые от исполнителей. Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т.п.

Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т.п.

Рабочая инструкция – документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т.п.

Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации. Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации.

Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции, так как не зависят (а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть) ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет.

Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет – предмет регламента, поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов.

Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов (или ссылками на них), излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника.

На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ. Иногда это является следствием неразвитости системы внутренней документации организации, но зачастую бывает оправдано тем, что описание всех деталей процесса можно прочитать в одном документе.

Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц.

Автору по заказу одного из научно-исследовательских институтов довелось разрабатывать пространное Положение об управлении научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР), в котором освещались терминологические вопросы, порядок инициирования, планирования, выполнения и закрытия НИОКР, вопросы правовой защиты и бухгалтерского учета результатов НИОКР, а также принципы материального стимулирования участников НИОКР и методы расчета сумм лицензионных платежей.

Недостаток такого способа изложения носит, скорее, психологический характер: сотни страниц текста с таблицами, формами, схемами, формулами и т.п. угнетающе действуют на исполнителей, хотя каждого из них касается лишь небольшая часть описания процесса.

К недостаткам распределения описания процесса по нескольким документам относится сложность (в отсутствие специализированных средств) отслеживания целостности комплекта документов.

Под целостностью мы понимаем единство терминологии, согласованность действий (в том числе, условий, порядка и сроков), описанных в разных документах, единообразие форм документов, используемых в рамках описываемого процесса, корректность ссылок этих документов друг на друга.

Итак, выбор формы описания методов и порядка выполнения работы – в значительной мере дело обычаев организации.

Ввиду того, что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется. Исключение составляют административные регламенты, для которых имеются правила разработки и утверждения (не вступили в силу на момент написания статьи) и соответствующие методические рекомендации .

С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию. Среди таких руководств отметим книги , , , , .

Источник: https://himkiuch.ru/kvartira/chem-reglament-otlichaetsya-ot-polozheniya-opisanie-i-otlichiya-obrazec.html

Регламент взаимодействия с другими отделами. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Функциональные области взаимодействия

Регламент взаимодействия с другими отделами. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Функциональные области взаимодействия

Что у нас нового?

Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.

Регламент процесса “Процесс”

1. Общие положения

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

2. Процесс

Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).

2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности

Этот раздел заполняется на основании карточки процесса . Например:

2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования: – поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,

– продление срока службы оборудования.

Требования к результату: Отремонтированное оборудование работает исправно; Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока; Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;

Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).

Показатели эффективности: Время простоев; Срок службы оборудования; Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

Вход:служебная записка от РП о начале тендера
Выход:подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок:

Условия: Если есть какие-либо ограничения или условия, например:

Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте “Заключение договора”.

Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.

2.3. Участники процесса

2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).

2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

2.3. Процедуры процесса

Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7. Сферы ответственности участников

Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:
3. ПравилаВ данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом. Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

4.Процедуры процесса

Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам.

Например:

Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.
Также в регламенте описываются документы.

Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах.

В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях.

Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Наш словарик

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Источник: https://www.auturs.ru/the-structure-of-the-car/reglament-vzaimodeistviya-s-drugimi-otdelami-obrazec.html

Порядок взаимодействия структурных подразделений

Регламент взаимодействия с другими отделами. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Функциональные области взаимодействия

Цели создания регламента взаимодействия и документооборота:

1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение правильного взаимодействия бизнес-единиц.

2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе.

3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе.

4. Облегчение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий.

5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины.

6. Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения.

7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Об утверждении порядка взаимодействия между структурными подразделениями Администрации города по подготовке и проведению массовых мероприятий

Источник: https://diktaturastore.ru/poryadok-vzaimodejstviya-strukturnyh-podrazdelenij/

Юрист и Закон
Добавить комментарий