Передача дел при смене руководителя учреждения. Что такое акт приема-передачи дел при смене директора. Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

акт приема передачи документов при смене директора

Передача дел при смене руководителя учреждения. Что такое акт приема-передачи дел при смене директора. Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Акт приема передачи дел при смене директора – документ, который оформляется после того, как подготовлен протокол общего собрания учредителей о смене директора либо издан приказ о смене генерального директора, а сведения о данном изменении переданы в налоговую инспекцию.

Комплект документации, подаваемой в налоговые органы при смене директора, должен включать в себя: нотариально заверенное заявление в ИФНС о смене директора, решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о смене директора, приказ о назначении нового генерального директора.

Акт приема передачи дел при смене директора оформляется секретарем, подписывается председателем общего собрания и обоими директорами. Документ состоит из трех частей: вводной, описательной и заключительной.

Во вводной части прописывают время и место проведения, название предприятия, ФИО председателя общего собрания либо единственного участника.

В описательной части перечисляются документы, передаваемые от одного директора к другому.

В своей заключительной части акт приема передачи дел при смене генерального директора содержит ФИО всех лиц, присутствовавших при составлении акта, их подписи и печать предприятия.

В соответствии с действующим законодательством, Смена Директора производится на основании решения учредителей, а документы на внесение изменений подаются директором, поэтому одновременная смена учредителя и директора с точки зрения закона невозможна. Если требуется сменить и участника, и директора, поступают следующим образом:

Смена руководителя не должна сказаться на деятельности юридического лица-компании, и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей.

Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре.

Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

8 (812) 309-53-42 (Санкт-Петербург)

8 (800) 333-45-16 доб. 196 (звонок бесплатный для всех регионов России)

Руководитель компании, являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

Кроме того процедура передачи дел генерального директора может быть закреплена на корпоративном уровне:

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

История из реальной жизни о том, как акт приема-передачи дел не был подписан, что привело к убытку владельца бизнеса — в видео ниже:

Единой утвержденной формы бланка акта передачи не существует. Поэтому за образец можно взять форму из правил работы архивов или найти в интернете, и на ее основе разработать собственную форму акта. А затем закрепить ее в образцах бланков внутреннего документооборота.

Скачать бланк-пример акта передачи дел при смене директора можно здесь.

Акт передачи дел генерального директора (образец)

Акт приема передачи дел при смене директора – документ, который оформляется после того, как подготовлен протокол общего собрания учредителей о смене директора либо издан приказ о смене генерального директора. а сведения о данном изменении переданы в налоговую инспекцию.

Комплект документации, подаваемой в налоговые органы при смене директора, должен включать в себя: нотариально заверенное заявление в ИФНС о смене директора, решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о смене директора, приказ о назначении нового генерального директора.

Акт приема передачи дел при смене директора оформляется секретарем, подписывается председателем общего собрания и обоими директорами. Документ состоит из трех частей: вводной, описательной и заключительной.

Во вводной части прописывают время и место проведения, название предприятия, ФИО председателя общего собрания либо единственного участника.

В описательной части перечисляются документы, передаваемые от одного директора к другому.

В своей заключительной части акт приема передачи дел при смене генерального директора содержит ФИО всех лиц, присутствовавших при составлении акта, их подписи и печать предприятия.

В соответствии с действующим законодательством, Смена Директора производится на основании решения учредителей, а документы на внесение изменений подаются директором, поэтому одновременная смена учредителя и директора с точки зрения закона невозможна. Если требуется сменить и участника, и директора, поступают следующим образом:

  • Второй вариант – старым составом участников назначают нового руководителя, а затем производят смену учредителя (или нескольких учредителей).

    Акт приема передачи при смене директора образец

    Дата составления акта: «_»_____ __ г.

    Основание: решение общего собрания учредителей

    Присутствовали: (ФИО трех учредителей)

    Настоящий акт составлен:

    в связи с освобождением _________ от должности директора и назначением _________ на должность директора __________________________________

    первый сдал, а второй принял следующие документы:

    1. Учредительные документы

    2. Текущую документацию

    4. Печати и штампы

    5. Товарно-материальные ценности согласно акту инвентаризации на общую сумму ___ руб.

    6. Документы бухгалтерской отчетности согласно акта от «__»_____ __ г. за период с ___ г. по ___ г. включительно.

    К настоящему акту прилагаются:

    Процедура передачи дел при смене генерального директора

    18 Февраля 2013

    Смена директора – это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации.

    Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе О банках и банковской деятельности № 395-1 от 02.12.1990 г. В данном законе сказано: «При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей».

  • Источник: http://gladweb.ru/info/mobilynye/akt-priema-peredachi-dokumentov-pri-smene/

    Меняем директора, передаем дела — алгоритм действий

    Передача дел при смене руководителя учреждения. Что такое акт приема-передачи дел при смене директора. Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
    Фото с сайта unibo.ru

    Как грамотно подойти к процессу смены директора? Через какие процедуры обязательно нужно пройти при передаче дел и какие документы оформить? Об этом рассказала Елена Жугер, учредитель компании «Дебет 50», директор и учредитель компании «БелАудитАльянс».

    – Почему так важно смену директора оформить по всем правилам? Отсутствие в Беларуси практики надлежащей передачи дел от директора к директору и сопутствующих этому процессу документов – основа множества корпоративных споров и уголовных дел. Поэтому расскажем подробно, как грамотно действовать при подобной ситуации.

    Елена Жугер
    Учредитель компании «Дебет 50», директор и учредитель компании «БелАудитАльянс»

    Смена директора – алгоритм действий

    1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?

    • Заявление действующего директора на увольнение
    • Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
    • Кадровые приказы об увольнении и назначении
    • Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
    • Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
    • Контракт с новым директором о назначении на должность.

    2. Проведение инвентаризации. Инвентаризация имущества и обязательств при смене руководителей, по моему мнению, — обязательное событие.

    Фото с сайта allevents.in

    В процессе проведения инвентаризации составляются следующие документы:

    • Инвентаризационная ведомость активов (основные средства, сырье и материалы, имущество, прочие ТМЦ)
    • Инвентаризационная ведомость обязательств (расчеты с контрагентами, с дебиторами и кредиторами, с бюджетом в части расчетов по налогам и платежам)
    • Акт инвентаризации. Если есть излишки или недостачи, то виновные лица должны дать пояснения.

    Начинать инвентаризацию обязательств я бы советовала заранее, примерно за месяц. Процесс этот в части обязательств связан с подписанием актов сверок и, по объективным причинам, не может быть проведен одномоментно.

    3. Составление акта приема-передачи дел. Увольняемый директор должен передать новому руководителю по акту приемки-передачи в присутствии созданной комиссии (из числа работников организации, например, заместителя директора, юриста, главного инженера, бухгалтера или главного бухгалтера) всю необходимую документацию и иные находящиеся в его ведении предметы. А именно:

    • Учредительные и иные правоустанавливающие и регистрационные документы
    • Печать
    • Акт инвентаризации имущества и обязательств
    • Акт передачи числящегося за директором имущества, которое он должен передать новому директору
    • Оборотно-сальдовую ведомость по счетам бухгалтерского учета на дату передачи дел за подписью главного бухгалтера и прежнего директора — новый же директор должен подписать под актом, что принял его
    • Ключи электронно-цифровых подписей, которые числятся за директором.

    4. Вступление в должность нового директора. О смене руководителя компания обязана уведомить следующие организации:

    • Регистрирующий орган в лице Администрации района по месту регистрации в электронном виде. Подробно – здесь. Регистрирующий орган пересылает информацию в налоговые органы, ФСЗН и Белгосстрах.
    • В обслуживающий банк направляется письмо произвольной формы с приложением копии контракта и решения общего собрания учредителей о смене директора. В банке следует получить новую электронно-цифровую подпись с подписью нового директора.
    • Аналогично следует сменить электронные подписи в налоговых органах и ФСЗН.

    Фото с сайта resolvesystems.com

    Часто задаваемые вопросы

    Если новый директор не назначен? Участники общества должны назначить временно исполняющего обязанности директора и передать дела ему или комиссии.

    Как директор может быть уверен в том, что в новой должности не получит штрафов, за которые придется платить из своего кармана? Проведите подробный аудит финансово-хозяйственной деятельности. Целесообразнее, конечно, его провести до даты приема дел от старого директора.

    Разве директор не несет ответственности за свою работу? Конечно, несет. Получит небольшой административный штраф. А все суммы налогов, пеней и штрафы (с 2019 года увеличиваются в 2 раза и более) придется платить фирме.

    Реально ли взыскать с бывшего директора штрафы? Да, реально, но это долго и дорого.

    Источник: https://probusiness.io/law/5115-menyaem-direktora-peredaem-dela-algoritm-deystviy.html

    Кадровая документация при передаче дел от старого директора новому

    Передача дел при смене руководителя учреждения. Что такое акт приема-передачи дел при смене директора. Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

    По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО «Луч» специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами. 5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

    Директор Иванов И.И. Иванов Главный бухгалтер Игнатова А.П.

    Игнатова Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов Секретарь Филина О.С. Филина Бухгалтер Смирнова С.С.

    Смирнова Специалист по кадрам Петрова П.П.

    Петрова Проверка кадровой документации В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку: — полноты состава и правильности оформления кадровой документации; — системы регистрации кадровой документации; — системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению; — программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

    Учимся принимать дела и документы

    Миронова Заместитель начальника канцелярии В какой момент следует передавать дела и документы?

    Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

    Акт приема-передачи документов при смене директора

    Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

    Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

    1. ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
    2. описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

    Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов.

    Вместе с тем данная обязанность зафиксирована: Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому. 1.

    Дела сдал — дела принял! Порядок увольнения руководителя организации

    Учитывая добровольность и согласованность воли сторон при расторжении трудового договора по соглашению сторон, риски оспаривания правомерности увольнения руководителя организации по такому основанию минимальны.

    Кроме того, в ст. 81 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения руководителя организации в связи с дисциплинарными нарушениями. Таковыми являются: 1) однократное грубое нарушение руководителем организации своих трудовых обязанностей ( п.

    10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). 2) принятие руководителем организации необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации, — согласно п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

    Поэтому с учетом фактических обстоятельств каждой конкретной ситуации в ряде случаев, по мнению автора, увольнение руководителя организации по вышеуказанным дисциплинарным основаниям не может быть признано приемлемым для целей собственников организации.

    Смена директора ООО в 2019 году — пошаговая инструкция

    Данное заявление подписывается новым директором и заверяется нотариально. Смена директора не влечет необходимости внесения изменений в учредительные документы, поэтому подача заявления по форме Р14001 при замене руководителя пошлиной не облагается (статья 333.33 НК РФ).

    Новому руководителю компании необходимо помимо налоговых органов также уведомить банки, в которых открыты счета компании, а также контрагентов, с которыми у организации имеются договорные отношения.

    Передача документов новому руководителю

    Компания, применяющая УСН, также как и фирма, находящаяся на ОСН, обязана хранить учредительные документы, бухгалтерскую отчетность и иную документацию, касающуюся деятельности компании.

    Исключение составляют лишь бухгалтерские балансы.

    Как бы то ни было, но требования о передаче действующему руководителю документации исполнены не были, и фирма решила истребовать все необходимое через суд. Из своего опыта могу посоветовать оформить передачу бумаг Актом, где будут перечислены все переданные и полученные бумаги, а также уточнено – передавались ли оригиналы или копии.

    Анна Мишина, для журнала «Расчет» Помогайте вашему бизнесу развиваться

    Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев.

    Выберите из нашего каталога >> Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами.

    В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

    Передача дел при смене руководителя учреждения. Что такое акт приема-передачи дел при смене директора. Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

    Передача дел при смене руководителя учреждения. Что такое акт приема-передачи дел при смене директора. Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

    УТВЕРЖДАЮ(наименование организации) __________________________________ (председатель общего собрания либо органа, принявшего решение о смене директора, собственник имущества организации) __________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ __________ 20__ г.

    Акт приема-передачи дел при смене генерального директора (руководителяорганизации) составлен в соответствии с Законом Республики Беларусь от09.12.1992 N 2020-XII “О хозяйственных обществах”, п. 7 Инструкции поделопроизводству в государственных органах и организациях РеспубликиБеларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции РеспубликиБеларусь от 19.01.

    2009 N 4, ___________________________________________ (указываются__________________________________________________________________________, учредительные документы организации)должностной инструкцией руководителя ______________________________________ (наименование организации)от “_____”______________ 20____г.

    Акт приема-передачи документов и дел при смене генерального директора(руководителя) составлен комиссией (третьим лицом) ________________________ (Ф.И.О. лица, которому__________________________________________________________________________.

    поручено составление акта приема-передачи документов и дел руководителя) Председатель комиссии _________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2.

    ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Присутствовали: 1. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 3.

    ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Основание: смена генерального директора (руководителя) организации.Дата расторжения трудового (гражданско-правового) договора с генеральнымдиректором ____________________________________________________________: (наименование организации)”______” ________________ 20____г.

    Передаются: Учредительные документы организации: _________________________________. Печати и штампы организации. Передаются документы, содержащие сведения: 1. О расходах организации: ___________________________________________ 2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплатеналогов: __________________________________________________________________ 3.

    О состоянии документации по бухгалтерскому учету: _____________________________________________________________________________________________ 4. О банковских счетах организации: ______________________________________________________________________________________________________________ 5.

    Об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценныхбумаг: ____________________________________________________________________ 6. Об использовании фонда оплаты труда и иных фондов организации:___________________________________________________________________________ 7.

    О состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплиныорганизации на основании данных по балансу на “______” ______________20____г.: _________________________________________________________________ 8. О заключенных договорах (контрактах, соглашениях): ____________________________________________________________________________________________ 9.

    О недвижимом имуществе, транспортных средствах организации ____________________________________________________________________________________ 10. О запасах сырья, готовой продукции, топлива (ГСМ), иныхтоварно-материальных ценностей ____________________________________________ 11.

    О результатах проведения последней инвентаризации товарно-материальных ценностей ____________________________________________________ 12. О результатах документальной ревизии: ________________________________________________________________________________________________________ 13.

    О техническом состоянии средств (фондов), средств техническогоконтроля, ПЭВМ: ___________________________________________________________ 14. О состоянии и подготовке кадров: _____________________________________________________________________________________________________________ 15.

    О юридических лицах, учрежденных организацией: _______________________________________________________________________________________________ 16. О филиалах и представительствах организации: _________________________________________________________________________________________________При приеме-сдаче дел были установлены следующие факты:1.

    Недостача денежных средств в сумме _____________________________________2. Отсутствие следующих документов ________________________________________3. Отсутствие следующих товарно-материальных ценностей ____________________4. Отсутствие следующих печатей и штампов _________________________________5.

    Недостатки в следующих документах ______________________________________Другие нарушения __________________________________________________________ Я, ___________________________________________________________________, (Ф.И.О.

    генерального директора, сдающего дела)не согласен со следующим положениями данного приемо-сдаточного акта: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (подпись генерального директора, сдающего дела) (инициалы, фамилия) Настоящий приемо-сдаточный акт составлен в двух экземплярах, один изкоторых представляется на утверждение _____________________________________ (председатель общего собрания либо__________________________________________________________________________, иного органа, принявшего решение о смене ген. директора, собственник имущества организации)а другой остается у передающего дела.Приложение: 1. ____________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________Дела сдалГенеральный директор(руководитель организации),сдающий дела _________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Дела принялГенеральный директор(руководитель организации),принимающий дела _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Составитель акта о приеме-сдачедел Генерального директора(руководителя) организации: _________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Председатель комиссии _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Члены комиссии: _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Присутствующие лица:1. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи)2. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи)3. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи)

    Акт приема-передачи документов при смене директора – правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.

    Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

    При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений.

    Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно.

    Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

    • учредительные (регистрационные);
    • первичка;
    • доверенности;
    • международные договоры.

    Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

    Подписываться данные экземпляры могут:

    1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

    Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

    2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

    В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

    Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

    • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
    • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

    Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

    Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

    • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    Источник: https://www.auturs.ru/sale/peredacha-del-pri-smene-rukovoditelya-uchrezhdeniya-chto-takoe-akt-priema-peredachi-del-pri-smene-direktor.html

    Акт приема передачи при смене директора образец

    Передача дел при смене руководителя учреждения. Что такое акт приема-передачи дел при смене директора. Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

    При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии.

    Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций.

    Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия.

    На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет.

    Руководитель является материально – ответственным лицом.

    Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация.

    Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.

    Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел.

    Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.

    Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций. Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ.

    В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия.

    Лица с правом подписи

    Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).

    Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах.

    Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.

    Как любой человек, они могут быть: на больничном листе, в отпуске, командировке и отсутствовать по другим причинам.

    По согласованию с главным бухгалтером, директором обычно утверждается перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов.

    Оформляется право подписи:

    • приказом, если уполномоченные лица являются работниками этого предприятия.

    В приказе указывается занимаемая должность работников, полностью фамилия, имя, отчество и дата с которой им предоставляется право подписывать финансовые и другие документы от лица руководителя;

    • генеральной доверенностью, заверенной нотариально.

    Доверенность на право подписи может быть передана лицу, которое не связано трудовыми отношениями с данным предприятием.

    Действительной доверенность считается лишь выданная генеральным директором либо учредителем данной организации.

    При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия.

    Что делать, если меняются должностные лица

    При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.

    Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа.

    К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.

    После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица.

    Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.

    В том случае, когда вакансия остается свободной, по приказу назначается сотрудник предприятия, который примет документы до назначения на должность нового руководителя.

    Если есть возможность пригласить независимого аудитора – это будет лучшим решением вопроса, что не помешает в последующем при проверке контролирующими органами.

    Если новый директор будет назначен позже, назначенный по приказу для приема документов сотрудник предприятия также по акту передаст хранящиеся у него документы.

    Когда увольняется главный бухгалтер, все дела и документы также по акту передачи имеет право принять непосредственно руководитель предприятия.

    Утвержденной формы проведения самой процедуры передачи дел нет.

    Производится она произвольно, но должна быть оформлено письменно.

    Акт составляется обычно в двух экземплярах.

    Один экземпляр остается на предприятие для нового руководителя, второй отдается бывшему директору на руки.

    Бывшему руководителю акт нужен для того, чтобы в случае возникновения в последующем претензий по поводу документации, ним сданной не возникало никаких вопросов и разногласий.

    Если в процессе инвентаризации или передачи документов выявляются нарушения, это фиксируется документально в акте и должностное лицо пишет объяснительную записку по факту недочетов и замечаний.

    В том случае, когда обнаружено, что документов или материальных ценностей, которые числились на руководителе, и он за них материально отвечает не достает, то есть, просто нет в наличии, ставятся в известность правоохранительные органы и далее передача документации происходит в присутствии их представителя, включенного в комиссию.

    При выявленных существенных нарушениях к ответственности не может быть привлечен вновь назначенный руководитель или главный бухгалтер.

    По закону отвечать будет директор, во время руководства которого были допущены нарушения.

    Акт приёма-передачи документов: образец

    Акт приема – передачи дел при смене должностных лиц условно делится на три части.

    1. Вводная часть.

    В ней указывается место и время, когда проводится процесс передачи документации.

    Полное название предприятия (организации, учреждения, фирмы, сообщества).

    Фамилия, имя, отчество, учредителя или председателя комиссии, и ее членов с наименованием занимаемых должностей.

    2. Описательная часть.

    Здесь перечисляются все документы, которые передаются с указанием количества листов каждого вида документа.

    3. Заключительная часть.

    Содержит указание всех выявленных недочетов, нарушений, перечисление недостающих документов.

    После текстовой части перечисляются фамилии всех присутствующих при передаче документов членов комиссии во главе с ее председателем, ставятся их подписи и закрепляются печатью организации.

    В том случае, если документы передается непосредственно вновь назначенному руководителю, ставятся подписи бывшего и нового директора (или главного бухгалтера, когда меняется бухгалтер).

    На подписи ставят печать предприятия.

    Образец:

    АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

    при смене директора

    г. Козельск, Калужская область «25 » октября 2016года

    В связи с принятием учредителем ООО «Пегас» «25» сентября 2016 года решения об увольнении с должности директора предприятия Мальцева И. А. и назначении на должность директора предприятия Волкова И.Р.,

    комиссия в составе:

    Председатель комиссии: старший инспектор отдела кадров Беляева И.П.

    Члены комиссии: главный бухгалтер Шевелева И.А.

    юрисконсульт Дубров П.Н.

    В присутствии:

    увольняемого директора предприятия Мальцева И.А.,

    вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р.

    составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

    При приеме – передаче дел установлено:

    Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:

    1. Оригиналы учредительных документов (10 л.);
    2. Оригиналы банковских документов (10 л.);
    3. Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (59л.);
    4. Оригиналы лицензий (5л.);
    5. Печать организации (1шт.);
    6. Штамп (1шт.);
    7. Бланки (500 экз.);
    8. Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
    9. Оргтехника (1 компьютер).

    Примечания:____________________________________________

    ________________________________________________________

    Председатель комиссии: подпись Беляева И.П.

    Члены комиссии: подпись Шевелева И.А.

    подпись Дубров П.Н.

    Присутствовали: подпись Мальцев И. А.

    подпись Волков И.Р.

    Печать предприятия.

     Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

    В течение трех дней после того, как произошли изменения и один из должностных лиц (директор, главный бухгалтер) уволились, а на их место пришли новые ответственные лица, необходимо заявить в ФНС о произошедших изменениях руководящего состава предприятия для внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц.

    С 2014 года документы принимаются как от прежнего руководителя, так и от нового.

    Документы можно направить по почте заказным письмом, либо в электронном виде, через нотариуса.

    В результате новый руководитель получит выписку из реестра ЕГРЮЛ и свидетельство о внесенных изменениях.

    Прежде всего, необходимо уведомить банк, в котором открыт расчетный счет организации.

    В банк представляют следующие документы:

    • свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
    • выписку из единого реестра;
    • протокол о назначении нового директора собранием учредителей или приказ о вступлении в должность руководителя предприятия;

    В некоторых случаях банки требуют дополнительные документы:

    • устав предприятия;
    • ИНН и другие.

    На основании поданных документов и образца подписи вступившего в должность руководителя (главного бухгалтера) заверяется банковская карточка с подписью нового директора.

    Уведомлять иные государственные организации и фонды нет необходимости.

    Здесь на помощь приходит всемирная сеть Интернета.

    Информация о смене руководителя поступает электронной почтой, посредством службы одного окна.

    Источник: https://vse-o-trude.ru/akt-priema-peredachi-pri-smene-direktora-obrazec/

    Акт приема-передачи документов при смене директора, его необходимость и правила оформления

    Передача дел при смене руководителя учреждения. Что такое акт приема-передачи дел при смене директора. Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

    Найм Труда > Увольнение > Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения

    Смена руководителя компании отличается от увольнения обычного сотрудника. На это должностное лицо возлагаются дополнительные обязательства, прекращение которых может грозить остановкой нормальной работы предприятия. Поэтому предлагаем рассмотреть, как прекращаются трудовые отношения с директором и для чего нужен акт приема-передачи документов при его смене.

    Общие основания увольнения руководителя

    В отличие от прекращения трудовых отношений с обычным гражданином, в случае увольнения руководителя возникают дополнительные основания:

    Основание увольненияОписание
    Расторжение трудового договора с руководителем по обоюдному согласию сторонЭтот вид увольнения мало чем отличается от применяемого к другим гражданам. Правда, необходимо учитывать, что директору потребуется передать все числящиеся за ним материальные ценности и активы своему приемнику.
    По собственному желаниюПраво любого гражданина на увольнение гарантировано главным законом страны. При этом придется выдержать максимальный период до даты увольнения. Это также связано с передачей дел.
    Когда увольняют по решению учредителя (собственник, собрание акционеров)Может приниматься в любой момент, вне зависимости от срока действия контракта с руководителем. Принимается без объяснений причин такого увольнения. В качестве компенсации полагаются дополнительные выплаты на условиях контракта.
    Если в действиях руководителя обнаружен грубый дисциплинарный проступокУвольняют на общих основаниях, предусмотренных ТК, дополнительных выплат директору не полагается.
    Из-за банкротства компанииПроцедура увольнения здесь предусматривает выполнение ряда действий по закрытию компании, а уже потом расторгается трудовой договор с его руководителем.

    Помните, руководитель, как и любой гражданин, может уволиться в любой момент либо быть уволенным на законных основаниях нанимателем. При этом он обязан передать все дела своему преемнику.

    Порядок передачи дел при смене руководителя

    Директор компании может прекратить свои полномочия по собственному желанию либо по окончании действия заключенного с ним контракта. В отдельных ситуациях основанием прекращения полномочий руководителя является решение собственника (собрания акционеров).

    Первое лицо компании обязано передать своему преемнику документы, где он несет персональную ответственность:

    • учредительные документы компании;
    • оригиналы лицензий, сертификатов, других разрешений на право осуществления хозяйственной деятельности;
    • оригиналы выданных собственником доверенностей;
    • первичные документы, ответственность за которые лежит на руководителе;
    • первые экземпляры векселей, акций, прочих финансовых документов;
    • оригиналы крупных международных контрактов, договоров;
    • другие документы, ответственность за хранение которых лежит персонально на директоре компании.

    Не стоит забывать, руководитель является материально ответственным лицом, имеет право первой финансовой подписи. Все это должно быть учтено до момента, когда директору выдадут трудовую книжку и попрощаются.

    Поэтому до начала процедуры передачи имущества и документов, необходимо создать на предприятии инвентаризационную комиссию, проверить наличие всех числящихся по бухгалтерской описи за директором материальных ценностей.

    Для этого издается приказ по предприятию, определяют ответственных за эту работу лиц, устанавливаются сроки ее выполнения, а также форма отчета, что должен получиться на выходе и кто его будет утверждать. Тут же указывается перечень документов, хранящихся персонально директором, которые он обязан передать своему преемнику (временному заместителю) на ответственное хранение.

    Передачу имеющихся материалов необходимо зафиксировать на бумаге, полностью перечислить какие типы документов передаются, и в каком они состоянии. Факт перехода официальных бумаг должен фиксироваться личными подписями передающей и принимающей стороны. Обычно тут же должны быть третьи лица, подтверждающие прохождение такой процедуры.

    Помните, смена руководителя должна сопровождаться документальным оформлением передачи всех числящихся за ним документов, материальных ценностей и дел, с тем, чтобы в дальнейшем у сторон не возникало претензий друг к другу.

    Почему акт приема-передачи документов при смене директора обязателен

    В делопроизводстве акт считается документом, подтверждающим, что какое-то событие действительно совершилось. Он может иметь стандартную форму либо составляться в произвольной форме. Документы такого типа подписываются не менее чему двумя лицами (оптимально, если подписантов три и более человека).

    Акт должен в обязательном порядке иметь такую реквизитную часть:

    • название документа;
    • дата и место составления;
    • кто присутствовал во время его составления;
    • краткая суть вопроса (излагается в виде перечисления свершившихся фактов, без каких-либо домыслов, собственных мыслей, предположений);
    • подписи и расшифровки подписей лиц, участвовавших в составлении акта.

    Акт в развернутом виде отображает действия, которые происходят в момент смены руководителя компании. И если учесть, что первое лицо отвечает за все процессы, хозяйственную деятельность, только его подпись действительна в качестве подтверждения отдельных операций, наличие таких документов у приемника обязательно.

    Подтвердить в будущем, что вы ничего не потеряли, а документы попросту вам не передали, будет крайне сложно. Особенно если на этапе передачи это не зафиксировать соответствующим актом.

    Помните, передача документов по акту позволяет сторонам снять с себя ответственность в случае недостачи, потери, повреждения бумажных носителей информации.

    В этом видео рассказано, что такое для компании смена генерального директора и как она происходит:

    Что должно быть в акте передачи документов

    Теперь о конкретной форме акта приема-передачи документов между руководителями (старым и приемником либо лицом, временно вступающим в эти обязанности). Целесообразно чтобы такой документ имел следующие реквизиты:

    Название частиОписание
    Информационная частьТут указывается наименование документа, место и дата его составления, полностью название должности уходящего руководителя, а также наименование должности приемника (временно замещающего лица). А также указываются присутствующие в качестве свидетелей лица. Их должности пишутся также полностью. Указываются развернутые Ф. И. О. всех участников процедуры.
    Описательная часть процедурыВ этой части должно быть обозначено основания для составления акта, какие действия выполняются, на конкретный момент. Сами же документы, что подлежат передаче, должны обозначаться общим списком с указанием количества страниц (если оригинальный экземпляр содержит более чем 1 лист). В случае наличия текста на документе с двух сторон, об этом также целесообразно упомянуть. Оптимально, если перечень документов будет сведен в таблицу, где обозначается порядковый номер, наименование документа, количество листов, а также остается чистой графа для примечаний, которые могут возникнуть во время процедуры передачи (например, документ может быть в наличии, но иметь определенные физические повреждения).
    Часть, где участники передачи оставляют свои подписиЗдесь целесообразно указывать полное наименование должности, а также Ф. И. О. (тут можно в сокращенном виде) подписантов. Напротив каждой фамилии проставляется подпись участника.

    В некоторых случаях акт приема-передачи может предоставляться на утверждение собственнику компании (собранию акционеров), которым подотчетны старый и новый руководители. Такой вариант зависит от желания самого собственника контролировать процесс. Стандартный образец акта можно подыскать в интернете.

    В качестве третьих лиц, участвующих во время процедуры передачи документов, должны выступать компетентные специалисты, понимающие, что конкретно тут передается. Обычно это главный бухгалтер компании, ее финансовый директор либо заместитель, отвечающий за финансово-хозяйственную деятельность.

    В процессе привлечения таких лиц нужно руководствоваться использованием ими таких документов (обычно у них находятся копии) для подготовки договоров, выполнения платежей, подтверждения определенных полномочий. Не нужно привлекать для этих действий неосведомленных лиц, которые в будущем попросту не смогут внятно рассказать, что же передавали руководители друг другу.

    Количество оригинальных экземпляров акта должно составлять не менее двух – по одному для сторон передачи материалов. Остальные участники могут получить для себя копию документа.

    Помните, по своему назначению акт должен четко расшифровывать, что, когда и кому было передано и в каком состоянии, а также указывать на свидетелей этой процедуры, чтобы при возникновении спорного вопроса в будущем они могли подтвердить либо опровергнуть какие-либо заявления или жалобы.

    Кого уведомляют о смене директора

    Увольнение первого лица также отличается дополнительными обязательствами, ложащимися на собственника компании либо уполномоченное им лицо.

    Источник: https://naimtruda.com/uvolnenie/akt-priema-peredachi-dokumentov-pri-smene-direktora.html

    Юрист и Закон
    Добавить комментарий