Обязан ли работодатель оплачивать проезд. Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику

Как отразить в учете расходы на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте – НалогОбзор.Инфо

Обязан ли работодатель оплачивать проезд. Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Выдача проездных

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам?

Проездные билеты нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно.

Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости, которую организация разрабатывает самостоятельно (ч. 1, 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником?

Ответ: нет, не должна.

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом.

В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования.

Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73

– начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50

– оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО‑2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)

– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71

– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).

Списание проездных билетов отразите проводкой:

Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»

– списана стоимость использованных проездных билетов.

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников

1 марта ООО «Торговая фирма “Гермес”» через подотчетное лицо приобрело единый проездной билет на 60 поездок стоимостью 1300 руб. По правилам, установленным в организации, приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя организации. Выдачу и возврат проездных билетов кассир «Гермеса» фиксирует в специальной ведомости. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику организации А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. Использованный билет сотрудник возвратил в конце месяца.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 1300 руб. – выдано под отчет для приобретения месячного проездного билета (на основании расходного кассового ордера);

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – оприходован в кассу проездной билет (на основании авансового отчета);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – возвращен проездной билет сотрудником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

НДФЛ и страховые взносы

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте? Разъездной характер работ сотруднику не установлен.

Ответ: да, нужно.

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248).

В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г.

№ 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена.

Учитывая вышеизложенное, в случае если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Порядок расчета налога на прибыль при оплате проезда сотрудникам зависит от того:

  • установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
  • предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

О начислении налогов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в учете расходы, связанные с разъездным характером работы сотрудников.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

  • не учитывайте при расчете налога на прибыль – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они также не уменьшат налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ). И в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на оплату проезда сотрудника общественным транспортом. Организация применяет общую систему налогообложения

В марте по приказу руководителя ООО «Производственная фирма “Мастер”» компенсировало начальнику цеха В.К. Волкову стоимость проездного билета на пригородную электричку (900 руб.). Работа Волкова не носит разъездного характера и трудовым договором не предусмотрено возмещение расходов на проезд.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации не учитывается.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по основному тарифу. На страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,4 процента.

Детей у Волкова нет, поэтому соответствующий стандартный налоговый вычет ему не предоставляется. Со всей стоимости проездного билета бухгалтер «Мастера» удержал НДФЛ.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 25 Кредит 73
– 900 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 117 руб. (900 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 198 руб. (900 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 26,10 руб. (900 руб. × 2,9%) – начислены страховые взносы в ФСС России;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 45,90 руб. (900 руб. × 5,1%) – начислены страховые взносы в ФФОМС;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 3,60 руб. (900 руб. × 0,4%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 180 руб. (900 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с компенсации, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

УСН

Налоговую базу организаций, которые применяют упрощенку и платят единый налог с доходов, расходы на оплату проездных билетов не уменьшают (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, учет расходов на оплату проездных билетов зависит от того:

  • установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
  • предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

  • учтите при расчете единого налога в составе расходов на оплату труда – если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ). Затраты учтите в момент оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
  • не учитывайте при расчете единого налога – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 252 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы сумма расходов на оплату проездных билетов в общественном транспорте не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить.

Пример распределения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма “Гермес”» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно (по кассовому методу).

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В марте организация компенсировала курьеру расходы на приобретение единого проездного билета стоимостью 900 руб. Оплата проезда предусмотрена трудовым договором с сотрудником.

Чтобы распределить стоимость билета между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом товарооборота.

Общая сумма доходов, полученная «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляет:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 850 000 руб.;
  • по розничной торговле – 1 130 000 руб.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме товарооборота за март составляет:
1 850 000 руб. : (1 850 000 руб. + 1 130 000 руб.) = 0,621.

Доля расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
900 руб. × 0,621 = 559 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
900 руб. – 559 руб. = 341 руб.

Источник: //NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_otrazit_v_uchete_raskhody_na_oplatu_proezda_sotrudnikov_v_obshhestvennom_transporte/45-1-0-1175

Тонкости при возмещении транспортных расходов сотруднику

Обязан ли работодатель оплачивать проезд. Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику

Возмещение транспортных расходов сотруднику производится на предприятиях при осуществлении поездок по служебной надобности. Какими же нормами должны руководствоваться бухгалтерские работники, чтобы начисление этой компенсации было оформлено правильно, и как выглядит процедура возмещения?

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Современное ведение бизнеса предусматривает большую мобильность некоторых работников предприятия. Как правило, для того чтобы сотрудник не тратил свои средства в поездке, ему выдаются деньги под отчет. Об их расходовании он отчитывается по приезде, после чего или сдает излишек, или получает перерасход.

Однако иногда обстоятельства требуют траты в поездке своих средств, например, если пришлось ехать по служебным делам без заезда к работодателю. В таком случае последний обязан впоследствии возместить понесенные сотрудником издержки — выплатить компенсацию.

Издержки, связанные с транспортом и подлежащие возмещению, таковы:

  • расходы, понесенные сотрудником при использовании принадлежащего ему транспорта;
  • расходы по оплате транспорта, взятого в аренду для служебной поездки;
  • стоимость купленных билетов для проезда в общественном транспорте, оплата такси и проч.

Если командировки носят продолжительный характер, то работодатель должен возмещать, кроме того, расходы на проживание, суточные и т. п.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Для того чтобы компенсация транспортных расходов была произведена, существуют следующие условия:

  • все траты осуществляются с ведома и согласия работодателя;
  • расходы должны быть оправданы;
  • суммы понесенных издержек должны иметь документальное подтверждение.

Последний пункт стоит внимательно рассмотреть отдельно, поскольку перечень документов может существенно разниться в разных обстоятельствах. Опишем каждую группу документов.

Локальная нормативная база работодателя по вопросам компенсации

Условия компенсации транспортных расходов сотрудникам и порядок этой процедуры в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ надлежит зафиксировать в трудовом/коллективном договоре или приложениях к указанным документам. Отдельно в трудовом/коллективном договоре следует отметить разъездной характер деятельности работника (если таковой имеет место).

Если есть необходимость, то можно сформировать отдельный документ по этому вопросу, например приказ, концепцию (положение) о порядке возмещения транспортных расходов. В нем и указать все должности, на которые распространяется компенсация, и каким путем такие средства могут быть получены.

Какие документы нужны для получения возмещения

Если работник использует личный автомобиль или иное транспортное средство для поездок по работе, то такие расходы разрешается возмещать из средств предприятия. Однако обоснованность расходов требуется подтвердить документально.

Обычно с таким работником заключается договор, где обосновывается необходимость в использовании принадлежащего ему автомобиля и оговариваются условия использования транспортного средства, его ремонта (если автомобиль нужен постоянно). В соглашении можно указать интенсивность использования авто и цели его применения. К договору прилагается копия ПТС.

Если поездка разовая, то сотрудник может написать заявление о компенсации транспортных расходов с просьбой возместить ему понесенные транспортные расходы с приложением всех подтверждающих документов.

Чтобы показать объем затрат на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли, используются путевые листы, к которым прикладываются чеки на топливо. Допускается использование путевых листов по формам собственной разработки.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ: ФНС РФ считает путевой лист необходимым для обоснования такого рода расходов, а Минфин РФ — необязательным. Судя по всему, компаниям в этом вопросе следует исходить из принципов целесообразности.

Какие рамки компенсации предусмотрены?

Рамки выплат оговариваются либо в договоре на использование личного автотранспорта в рабочем процессе, либо в допсоглашении к трудовому/коллективному договору.

Однако учесть в базе по налогу на прибыль полностью эти затраты не удастся, даже если будет издан отдельный приказ руководителя, так как действует правительственное постановление от 08.02.

2002 № 92, устанавливающее, что в расходах для расчета налога на прибыль можно будет учесть возмещение в размере 1 200 руб. для авто с двигателями до 2 л и 1 500 руб. для авто с двигателями, объем которых превышает 2 л.

Если компенсация окажется больше указанных величин, то в состав затрат ее включать не допускается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если окажется, что автомобиль не принадлежал сотруднику предприятия на праве собственности, а возмещение им получено, налоговики при проверке обяжут работодателя учесть такие суммы в качестве доходов сотрудника и удержать с них НДФЛ и начислить взносы в страховые фонды.

Какие документы оформляются, если автомобиль арендуется у сотрудника?

Одним из видов сотрудничества с работниками, осуществляющими поездки по работе на личном автомобиле, может быть аренда такого авто. Она оформляется договором аренды, в котором арендодателем выступает работник, а арендатором — работодатель. Здесь же устанавливается арендная плата и условия использования авто.

Обычно все расходы по горюче-смазочным материалам, ремонту, техническому обслуживанию и проч. ложатся по договору на плечи арендатора. Такие затраты вполне обоснованно можно включать в базу по налогу на прибыль. Главное — чтобы наличествовали документы, подтверждающие размер произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Когда расходы на такси могут быть компенсированы?

Расходы на поездки в такси по служебной надобности тоже могут быть возмещены, но при выполнении следующих условий:

  • во-первых, это возмещение должно быть оговорено в колдоговоре или в отдельном положении по компенсации транспортных затрат;
  • во-вторых, понадобятся подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать чек от таксиста и пояснительная записка сотрудника с указанием, почему именно такое средство передвижения было выбрано.

При выполнении этих условий бухгалтерия может принять соответствующие расходы к учету и уменьшить на их величину базу по налогу на прибыль.

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В бухучете суммы начисляемых возмещений группируются по дебету 73-го счета, служащего для расчетов с персоналом по другим операциям. Корреспондирующими счетами при этом будут «затратные» счета. Проводки будут такого рода:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 — отражаем начисление возмещения.

Выплата пособий будет проходить по кредиту счета 73: Дт 73 Кт 50 (51).

В налоговом учете отражаются все суммы возмещений кроме тех сумм, на которые превышаются нормативные показатели.

Пример

Торговый представитель ООО «Кора» Магомедов А. П. исполнял трудовые обязанности на личном автомобиле с объемом двигателя до 2 л. По действующему положению ему причитается компенсация в сумме 5 600 руб.

Записи в учете будут выглядеть так:

Дт 26 Кт 73 — 1 500 руб. — начисляем компенсацию нормативной величины;

Дт 91.2 Кт 73 — 4 100 руб. (5 600 – 1 500) — компенсация, которую нельзя принимать в налоговом учете.

Возникающее постоянное налоговое обязательство объясняется тем, что сумма затрат по бухучету выше, чем в налоговом учете. Далее следует поступить согласно нормативам ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 — 820 руб. (4100 × 20%) — показываем условный расход.

НДФЛ с сумм возмещения в данном случае не удерживается.

***

Транспортные расходы могут быть возмещены работодателем, если поездки на личном транспорте согласованы с руководством, носят обоснованный характер и подтверждены документально. В бухгалтерском учете суммы компенсаций отражаются в полной мере. В налоговом учете компенсационные выплаты учитываются в той части, которая не превышает нормативных размеров.

Источник: //okbuh.ru/zarplata/tonkosti-pri-vozmeshhenii-transportnyh-rashodov-sotrudniku

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Обязан ли работодатель оплачивать проезд. Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.

1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст.

325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст.

270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  • 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  • 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

  1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  • пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  • пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Источник: //clubtk.ru/kompensatsiya-transportnykh-raskhodov-sotrudnikam-v-2018-godu

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Обязан ли работодатель оплачивать проезд. Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

//www.youtube.com/watch?v=quqC-9S5bac

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации //pravo.gov.ru/

Источник: //buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Компенсация расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте

Обязан ли работодатель оплачивать проезд. Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику

Часть работодатель компенсирует своим сотрудникам расходы на оплату проезда в общественном транспорте путём денежных выплат или приобретения проездных документов. Облагаются ли данные выплаты страховыми взносами? Этот вопрос будет подробно рассмотрен далее.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать расходы по проезду работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников устанавливаются:

  • коллективным договором;
  • соглашениями;
  • локальными нормативными актами;
  • трудовым договором.

В организациях установлен оптимальный для них порядок возмещения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте:

ВариантПорядок возмещения
Возмещение фактически понесённых затрат работником на оплату проезда в общественном транспортеВ конце установленного в организации отчётного периода (неделя, месяц, квартал) работник предоставляет работодателю авансовый отчёт и проездные документы, подтверждающие понесённые расходы.
Выплата фиксированной суммыФиксированная сумма выдаётся сотруднику 2 раза в месяц – аванс и по итогам месяца.

В соответствии с налоговым законодательством, а именно ст.419 НК РФ плательщиками страховых взносов признаются:

Плательщики страховых взносовПояснение
Лица, производящие выплаты или иные вознаграждения физическим лицам·      организации;

·      индивидуальные предприниматели;

·      физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Лица, не производящие выплаты или иные вознаграждения физическим лицам·      индивидуальные предприниматели;

·      адвокаты;

·      медиаторы;

·      нотариусы, занимающиеся частной практикой;

·      арбитражные управляющие;

·      оценщики;

·      патентные поверенные;

·      иные лица, занимающиеся в установленном порядке Российской Федерацией частной практикой.

В случае, если плательщик выступает в нескольких категориях одновременно, — уплата страховых взносов производится раздельно по каждому основанию.

Читайте так же статью ⇒ «Страховые взносы для адвоката в 2018 году»

В соответствии ст. 420 НК РФ страховыми взносами облагаются выплаты или иные вознаграждения в пользу физических лиц:

  • в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (предмет договора – оказание услуг, выполнение работ);
  • авторов произведений (договор авторского заказа);
  • по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Читайте так же статью ⇒ «Страховые взносы ИП на патенте в 2018 году»

Какие выплаты не должны облагаться страховыми взносами?

Законодательством РФ (ст.420 НК РФ) предусмотрены выплаты в пользу физического лица, не подлежащие обложению страховыми взносами:

Физические лицаВыплаты
Правоприемники·      в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права);

·       в рамках договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), за исключением договоров авторского заказа;

·      в рамках договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Иностранные граждане или лица без гражданства·      выплаты, по трудовым договорам, заключенным с российской организацией для работы в ее обособленном подразделении, место расположения которого находится за пределами территории Российской Федерации;

·      выплаты и иные вознаграждения в связи с осуществлением ими деятельности за пределами территории Российской Федерации в рамках заключенных договоров гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

ДобровольцыВ рамках исполнения гражданско-правовых договоров на возмещение расходов добровольцев, за исключением расходов на питание в размере, превышающем размеры суточных.
Иностранные граждане и лица без гражданства по трудовым договорам или по гражданско-правовым договорамВыплаты, по договорам, которые заключаются с FIFA (Federation Internationale de Football Association), дочерними организациями FIFA, Организационным комитетом «Россия-2018», дочерними организациями Организационного комитета «Россия-2018» и предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, а также выплаты, производимые волонтерам по гражданско-правовым договорам.

Страховые взносы на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте

В письме ФНС от 30 октября 2017 г. № ГД-4-11/22062@ дано подробное разъяснение вопроса обложения страховыми взносами оплаты проезда сотрудников в общественном транспорте. Так, согласно п.1 ст.

420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений.

Базой для исчисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций определяется сумма выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

В ст. 422 НК РФ выплаты в виде возмещения работодателем стоимости проезда работников организации на общественном транспорте не поименованы.

Таким образом, учитывая, что на упомянутые выплаты действие ст. 422 НК РФ не распространяется, данные суммы подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Пример:

В ООО «АБВ» помимо заработной платы курьерам ежемесячно выплачиваются так называемые «транспортные» в размере 3500 рублей. Данные выплаты, согласно письму ФНС от 30 октября 2017 г. № ГД-4-11/22062@, наряду с заработной платой подлежат обложению страховыми взносами.

Читайте так же статью ⇒ «Страховые взносы на путёвки работникам в 2018 году»

Вопросы и ответы

  1. Я работаю курьером и в некоторых случаях мне проще дойти пешком, чем стоять в пробках. Времени затрачивается столько же. Прошу своего директора определить для меня фиксированную сумму на оплату проезда, но он не соглашается. Я бы лучше на эти деньги приобрёл себе электросамокат и обслуживал его.

    Как мне аргументировать?

Ответ: В действительности имеют место быть оба варианта возмещения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте: как фиксированные выплаты, так и выплаты по итогам отчётного периода. Пробуйте аргументировать экономически своё видение – приведите временные, финансовые затраты.

В любом случае решение останется за руководителем.

  1. Я работаю менеджером по продажам, пользуюсь общественным транспортом. В маршруткам нередки случаи, когда водители не предоставляют билетов. Как мне быть в данном случае? Электронных проездных билетов в нашем городе нет.

Ответ: Если в Вашей организации установлена система возмещения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте по итогам отчётного периода, то для подтверждения поездки Вам всё равно придётся приложить проездной документ или билет.

В противном случае факт поездки будет не зафиксирован. Законодательство РФ обязывает водителей, кондукторов предоставлять проездные билеты все пассажирам, совершившим оплату проезда. Непредоставление проездного документа – правонарушение.

Пробуйте обращаться в надзорные органы.

Источник: //kfin.pro/kompensaciya-rashodov-na-oplatu-proezda-sotrudnikov-v-obschestvennom-transporte/

Юрист и Закон
Добавить комментарий