Допускаются ли исправления в путевых листах. Исправляем ошибку в журнале путевых листов. Как правильно вносить изменения в путевом листе

Исправления в журнале учета путевых листов

Допускаются ли исправления в путевых листах. Исправляем ошибку в журнале путевых листов. Как правильно вносить изменения в путевом листе

Терентьев Богдан

Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Исправляем ошибку в журнале путевых листов

Правила заполнения журнала учета путевых листов Источник: журнал «Главбух» Да, можно. Унифицированные бланки обязательны лишь для автотранспортных организаций.
Внимание Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов.

Нетиповые путевые листы зафиксируйте в учетной политике Разработанный компанией документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке.
Важно Кроме того, «своя» форма путевого листа должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве.

Как правильно заполнить журнал учета путевых листов

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17.

Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.

Как осуществляется учет путевых листов

Можно ли вести в электронном виде Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате. Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

Для организаций, имеющих обширный автотранспортный парк и значительный штат водителей, ведение электронной версии более предпочтительно, чем оформление вручную, ввиду значительной трудоемкости процесса. При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.

Как вести журнал Лист журнала Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять.

Как правильно вносить изменения в путевом листе?

Заполняем журнал учета путевых листов Внимание На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

  1. Порядковый номер путевого листа.
  2. Дата выдачи.
  3. Личные данные водителя.
  4. Табельный номер.
  5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
  6. Подпись о получении листа водителем.
  7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
  8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
  9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Ведение журнала учета движения путевых листов На этой странице:

  • Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
  • Основная документация
  • Если обнаружена ошибка
  • Самостоятельно разработанная форма

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов.

Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега.

Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Ведение журнала учета путевых листов

Порядок ведения журнала учета движения путевых листов Где купить В продаже имеются готовые книжечки, используемые для контроля и учета передвижения транспортных средств. Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы. Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

  • тому, кто его вел;
  • и директору или бухгалтеру.

Те же самые требования к реестру, распечатанному собственноручно. Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать. Сроки хранения В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине.

Меню

НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Как осуществляется учет путевых листов Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак авто.
  7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
  9. Подпись и Ф.И.О.ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. Ф.И.О.

Ведение и хранение журнала учета путевых листов

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8 При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

  1. Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
  2. Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
  3. Проставляется дата внесения исправлений;
  4. Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Важно! При перечеркивании ошибочной записи необходимо проводить черту так, чтобы сама неверная запись оставалась читаемой после ее перечеркивания. Срок хранения Путевые листы сотрудникам, работающим на автотранспорте, выдаются единожды за рабочий день или смену.

Cdbexception

  • Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
  • Подпись и Ф.И.О.
  • ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Источник: http://alishavalenko.ru/ispravleniya-v-zhurnale-ucheta-putevyh-listov/

Как правильно вносить изменения в путевом листе? Исправляем ошибку в журнале путевых листов Исправления в путевых листах недопустимы

Допускаются ли исправления в путевых листах. Исправляем ошибку в журнале путевых листов. Как правильно вносить изменения в путевом листе

В служебной записке на имя директора просто изложите, что такого-то числа в Журнал регистрации путевых листов внесены 2 путевых листа со следующими дробными номерами (и укажите их). Поставьте в известность бухгалтерию.

В служебной записке можно указать, что несовпадение номеров путевых листов и количества записей в Журнале за такую-то дату будет зафиксировано в итоговой записи Журнала в конце текущего года или месяца (это зависит от того, ежегодно или помесячно ведется у вас этот Журнал ). См. Пример 3.

И в этом случае появится надежда на нейтральную либо положительную резолюцию руководителя, например, «согласен».

Отметим еще, что записка, направляемая руководителю, обычно называется докладной(используется при вертикальных коммуникациях), а не служебной(предназначена для горизонтальных коммуникаций). Но если в вашей организации такое деление не принято, то придерживайтесь существующих правил.

Когда календарный год или месяц будут заканчиваться, не забудьте в соответствующей итоговой записи указать, сколько записей за 2018 год / месяц было внесено в Журнал регистрации, т.к. их количество не будет совпадать с порядковыми номерами путевых листов в Журнале (см. «2» в Примере 2).

Первичными документами строгой отчетности являются сами путевые листы, а не Журнал, в котором они учитываются. Но правила ведения Журналов как учетных документов тоже необходимо соблюдать.

Помните, что в процессе регистрации документы идентифицируются одновременно и по дате, и по номеру. В данном случае номер в Журнале может быть оформлен с дробью (это допустимо, но крайне нежелательно, поскольку сразу выдает нарушения в учете), а вот дата выдачи путевого листа должна быть правильной (и это самое главное).

Что же касается отметки «исправленному верить», то придется вас разочаровать. Этот вариант считается устаревшим и в настоящее время не рекомендуется к применению.

Все изменения в учетных документах должны быть зафиксированы иначе и быть подписаны лицом, которое назначено ответственным за ведение соответствующего учета. Заверить исправление необходимо в графе «Примечание» на свободном месте на этой же строке мелким почерком (см. отметки «1» в Примере 2).

Например, если пропущены только номера, а дата выдачи осталась правильной, то в Журнале учета путевых листов это допустимо отобразить так:

Пример 2

Показать

Пример 3

Как составить текст служебной записки на имя директора об ошибках, допущенных в Журнале учета путевых листов

Показать

Сообщаю, что 15 марта 2018 года в Журнал выдачи путевых листов внесены путевые листы с дробными номерами:

  • путевой лист Иванова Петра Петровича – за № 21/1,
  • путевой лист Арбузова Клима Семеновича – за № 22/1.

Бухгалтерия поставлена в известность.

Общее количество фактически выданных путевых листов за март 2018 г. будет отражено в итоговой записи к Журналу.

Путевые листы выписываются на все служебные транспортные средства, будь то легковые автомобили или . Без таких документов невозможно вести учет расхода горючего и контролировать пройденное расстояние. Занимается заполнением таких листов ответственное лицо, которое должно быть назначено директором предприятия.

Обычно это диспетчер или старший механик. Оформление такого документа – дело непростое, оно требует знания многих нюансов, но, даже зная все тонкости заполнения, иногда можно допустить опечатки или ошибки.

В данной статье мы поговорим о том, как правильно делаются исправления в путевых листах, чтобы они могли считаться верными с юридической точки зрения.

На что обращать внимание

Работая с путевыми листами, человек может допускать некоторые ошибки. Согласно Федеральному закону под номером 402 в ст.

9 , в первичной документации допускаются некоторые исправления, если они не противоречат федеральным законодательным актам. Любые правки должны подтверждаться подписями ответственных лиц и содержать точную дату.

Подписи обязательно нужно расшифровывать. Это относительно новое требование. Главное, делая корректировку, не допустить при этом такие ошибки:

  • Нет расшифровки подписи ответственного сотрудника.
  • Не проставлена дата внесения изменения.
  • Нет подписи человека, который составил документ.
  • Внесенное изменение не содержит информацию о том лице, которое данное изменение внесло, и нет его подписи.

Во время заполнения путевого листа, когда правятся ошибки, корректором пользоваться воспрещается.

Ведь в Федеральном законе четко прописано, что внесение правок возможно лишь одним способом, путем зачеркивания неверных данных и написания рядом с ними верных. Причем зачеркивать отдельные буквы или цифры воспрещается.

Нужно зачеркнуть все слово или полную цифру. Подробный и наглядный образец исправлений, представленный , может стать хорошим примером, на который можно смело ориентироваться.

При исправлении ошибок в путевом листе корректором пользоваться воспрещается.

На вопрос, допускаются ли исправления в путевых листах, можно однозначно ответить, что допускаются. Но при этом обязательно следует соблюдать некоторые правила исправления, которые действуют для всех документов первичного вида. Федеральный закон № 402 как раз и говорит, можно ли делать такие корректировки, и ему надо следовать.

Налоговики могут исключить расходы на бензин, если путевые листы были заполнены ошибками

Рассмотрим самые частые ошибки, допускаемые компаниями, на которые налоговики обратят внимание в первую очередь.

Не указан конечный адрес

Контролерам важно, чтобы путевые листы содержали описание маршрута следования автомобиля с указанием названий улиц, номеров домов и наименований компаний, как конечной или промежуточной цели следования. Если такие сведения не включены в путевой лист, налоговики могут посчитать, что поездка была фиктивной и исключить расходы по ней.

Что сделать?

Указывайте в путевом листе весь маршрут следования со всеми пунктами остановок.

Иногда сделать это затруднительно, например, при отсутствии точного адреса.

В таком случае можно написать название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку на дороге или просто взять координаты из навигатора с указанием широты и долготы.

Судебная практика доказывает, что такой способ защиты понесенных компанией расходов суды признают правомерным (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).

Выезд в выходной день

Руководитель может взять служебный транспорт в нерабочий день. Налоговики при этом вполне резонно могут решить, что поездка совершалась в личных целях, даже если на нее был грамотно оформлен путевой лист. Если организация не сможет оправдать такую поездку в выходной день, налоговики исключат понесенные расходы на топливо.

Руководитель имеет право ездить по делам компании в свой выходной на служебном автомобиле. Но оформлять такие выезды нужно по всем правилам – вписывать в табель учета рабочего времени выход в нерабочий день. Также могут потребоваться документы, подтверждающие такую необходимость.

Грамотный учет и ведение путевых листов поможет организовать программа Путевые листы от Бухсофт!

Поездки в одной и то же место

Может случиться так, что сотрудник совершает на служебном транспорте изо дня в день поездки по одному и тому же маршруту. Это насторожит контролеров.

Особенно налоговики обращают внимание на такие поездки, совершенные руководителем компании.

Инспекторы могут проверить каждый адрес, указанный в путевом листе, и если сделают вывод, что поездки носили личный характер, то расходы на топливо снимаются.

Нужны бумаги, которыми можно будет доказать оправданность поездок по делам фирмы.

Меньше вопросов у контролеров будет, если поездки совершаются в филиалы компании или к контрагентам, с которыми уже заключены договоры.

Однако если сотрудник выезжает к потенциальным клиентам, нужно позаботиться о подготовке документов, которые подтвердят предстоящие совместное сотрудничество (переписка по электронной почте, отправка коммерческих предложений, заключение предварительных соглашений).

Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте

Если компания осуществляет продажу или доставку продуктов питания и среди них есть скоропортящиеся, например, рыба, овощи и фрукты, молочные продукты, использование рефрижератора обязательно. Налоговики в ходе проверки обязательно обратят внимание на этот нюанс транспортировки. Если использовался обычный автомобиль, инспекторы вправе признать поездку фиктивной.

В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.

Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Расход топлива выше, чем вмещает бак

Инспекторы могут проверить путевые листы на расход топлива. Иногда по документам выясняется, что расходы были больше, чем может вместить в себя топливный бак автомобиля.

Если поездка долгосрочная заправляться придется не один раз, на каждую заправку должен быть чек с АЗС. Все чеки контролеры обязательно изучат.

Если по одному из документов топлива оказалось больше, чем может вместить бак, инспекторы признают расходы завышенными и вычтут разницу.

Сравните путевые листы на расход горючего с реальной вместимостью бака. Узнать ее можно из документов на транспортное средство или на сайте производителя автомобиля.

Выявили, что водитель потратил больше, чем вмещает бак, просмотрите каждый чек с АЗС и потребуйте от сотрудника объяснений, зачем он купил больше топлива.

Не исключено, что часть бензина он залил в канистру, особенно, если поездка предстояла по местности, где невозможно будет позже заправиться. В таком случае нужно попросить водителя написать объяснительную, она станет оправдательным документом по расходам перед налоговыми инспекторами.

Многие предприниматели или организации имеют собственные или арендованные транспортные средства. Для того, чтобы вести учет пробега и времени эксплуатации транспорта, нужно выписывать путевые листы.

Иногда приходится вносить поправки в этот документ, и важно сделать это правильно, чтобы избежать дальнейших проблем с налоговой службой. Рассмотрим, как это осуществить согласно законодательству.

Допускаются ли исправления?

В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.

В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.

Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.

Как вносить исправления + пример

Вносить изменение следует так: зачеркните неправильную сумму тонкой линией и сверху напишите правильный текст разборчивыми цифрами или буквами.

Зачеркнуть слово требуется так, чтобы его потом мог прочитать представитель проверяющего органа. Возле корректировки пишут слово «Исправлено» указывают дату исправления, фамилию и инициалы лица, составляющего этот документ.

Заверить ошибку подписью должны соответствующие лица, участвовавшие в исправлении.

К примеру, в путевом листе нужно изменить время прибытия водителя в пункт назначения. Подписи должны поставить водитель, механик и лицо, которое составляло этот лист.

С 1 января 2013 года вышли изменения, как вводить исправления в первичных документах. Добавился один пункт: нужно расшифровывать подписи лиц, которые участвуют в заверении правки.

Пример внесения правок в путевой лист

Частые ошибки

Исправляя путевой лист, бухгалтера или диспетчеры совершают типичные ошибки, среди них:

  • не указана дата внесения правки;
  • отсутствуют расшифровки подписи (подразумевается фамилия и инициалы) диспетчера;
  • отсутствуют подписи возле исправления лица, составляющего путевой лист;
  • изменение внесено лицом, который не составлял путевой лист. Согласно Федеральному закону №402 части 7 статьи 9, изменения в документ могут вносить только те лица, которые его составляли.

Важно не забывать заполнять все обязательные реквизиты первичного документа, так как незаполненные графы делают его недействительным. После правок нужно все хорошо проверить.

Ошибки в путевом листе опасны тем, что инспекторы могут исключить расходы на топливо, командировку, зарплату водителя. Проверьте свой бланк путевого листа.

Источник: https://lgotnk.ru/kak-pravilno-vnosit-izmeneniya-v-putevom-liste-ispravlyaem-oshibku-v-zhurnale.html

Как правильно заполнить журнал учета путевых листов

Допускаются ли исправления в путевых листах. Исправляем ошибку в журнале путевых листов. Как правильно вносить изменения в путевом листе

Бухгалтерия Журнал учета путевых листов — это специальный учетный регистр, необходимый для отражения информации о выданных путевках внутри экономического субъекта. За ошибки в заполнении регистра налоговики могут выписать штраф. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их исправить.

27 января 2019 Евдокимова Наталья

Все бюджетные организации, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны составлять и вести учет путевых листов. Путевка — это документ, которым подтверждают не только расходы на запчасти или ГСМ, но и передвижение автомобильного транспорта.

Кроме того, эта бумага является основанием для начисления зарплаты водителю. Путевой лист подтверждает право водителя управлять автомобилем, особые отметки в документе говорят об исправности авто и о том, что водитель прошел обязательный медицинский осмотр.

Если не предоставить сотруднику ГИБДД правильно оформленную путевку, то штраф гарантирован.

Все путевки заносятся в журнал движения путевых листов. Подробно об инструкции заполнения документа мы уже рассказывали в статье «Образец журнала выдачи путевых листов 2019». В материале можно скачать образец журнала регистрации путевых листов 2019, а также актуальные бланки для использования.

Но часто при работе допускаются ошибки, за которые бюджетную организацию могут оштрафовать. Поэтому разберемся, что делать, если образец заполнения журнала учета путевых листов содержит неточность, и как ее исправить так, чтобы это было законно.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести (2019)

Вести журнал учета выдачи водителям путевых листов обязательно, если организация работает в путевками. Простыми словами, если экономический субъект эксплуатирует транспорт, то путевой лист выписывать обязательно. Это первичный документ бухучета. Следовательно, необходимо обеспечить полный, достоверный и хронологический учет первички. Итог — регистр вести обязательно.

С момента вступления в силу закона № 402-ФЗ у любой организации появилось право выбора: использовать унифицированный бланк или разработать свой. Общепринятая форма № 8 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (ОКУД 0345008).

Скачать журнал учета путевых листов (форма 8) 2019 год

Скачать

Повторимся, что организация вправе разработать собственный формат регистра. Пример своего бланка — скачать бесплатно журнал учета выдачи путевых листов 2019.

Распространенные ошибки

Исправлять ошибки в регистре учета допустимо. Сделать это нужно по обычному порядку внесения исправлений в бухгалтерские документы: неправильное зачеркнуть, внести верные записи, заверить исправления подписью (с расшифровкой Ф.И.О. и должности) ответственного лица.

Рассмотрим типичные ошибки в ведении журнала учета путевок.

ОшибкаЧто делать
Организация использует самостоятельно утвержденный бланк. Форма документа и порядок ведения не утверждены.Использование своих форм первичной документации и регистров в учреждении закреплено в законе № 402-ФЗ. Однако недопустимо применение таких форм без утверждения.Исправляем ошибку: создаем приказ, в котором утверждаем свой образец книги регистрации путевых листов, а также порядок ее заполнения. Приказ может быть отдельным или являться приложением к учетной политике организации.Последствия: налоговики могут не принять такой документ к вычету расходов и выписать штраф.
Не определено ответственное лицо.Законодательно установлено, что за правильность составления путевок и регистрационного журнала несет ответственность руководитель. Но в организации должно быть назначено ответственное лицо за составление и ведение документов.Исправляем ошибку: издаем приказ о назначении ответственного лица, ознакомляем сотрудника под подпись. Дополнительно вносим изменения в должностные инструкции.Последствия: если ответственный работник не назначен, то наказание за неправильный учет в полной мере ложится на плечи руководителя учреждения.
Нарушение хронологического порядка заполнения регистра первички (ошибка в номере или дате первички).Такая неточность в нумерации документа или его дате не считается фатальной. Описку придется исправить, как положено: зачеркнуть тонкой линией неверную запись, рядом внести исправления.
Путевки с дробными номерами (например, 100/1 и 100/2 или 150/а и 150/б).Ведение дробной нумерации для путевок допустимо, но вызывает у работников ФНС недоверие. Поэтому такой порядок не рекомендуется.Например, если диспетчер забудет внести одну или несколько путевок в журнал, даже после исправлений должным образом, налоговики могут оспорить достоверность первички. То есть признают, что документы были выписаны задним числом для списания ГСМ.В итоге расходы по таким первичным документам не признают, пересчитают налогооблагаемые базы (прибыль, НДС), заставят доплатить налоги в бюджет. А еще могут выписать штраф за умышленное занижение налогооблагаемой базы.
Новый путевой выдан водителю раньше, чем он отчитался по старому документу.В регистре имеется отдельная графа, где указывается дата сдачи водителем путевки и подтверждающей документации ответственному диспетчеру (скачать бесплатно журнал путевых листов можно выше). Такая ситуация — прямое нарушение порядка ведения и учета путевых листов в учреждении. Новый лист выдается водителю только после сдачи предыдущего.Исправление ошибки: если организация не занимается транспортными перевозками, следует выписать путевой лист не на один день, а на несколько. Максимальный срок действия — 1 месяц. Такой подход позволит исключить типичные ошибки.
Журнал не прошит, отсутствует нумерация страниц, форма не заверена руководителем.Такой журнал налоговики не примут, так как посчитают его поддельным.Исправить ошибку просто: завершенный регистр за отчетный период прошейте, пронумеруйте страницы. На последнем листе сделайте запись о количестве листов (цифрами и прописью). Затем заверьте подписью руководителя и ответственного лица, поставьте печать. Правильно оформленный журнал не вызовет недоверия у представителей ФНС.

Если используете унифицированный формат, то в учетной политике обязательно обозначьте данные положения. Унифицированный бланк можно скачать (журнал учета движения путевых листов, форма 8) выше.

Как исправить ошибку

Расскажем подробнее, как внести исправления в документ. Пример исправлений можно ниже скачать бесплатно, журнал выдачи путевых листов тоже. Порядок исправления ошибок закреплен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, раздел 4 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, состоит из четырех основных правил:

  1. Зачеркните тонкой ровной чертой неверную запись. Сверху пропишите правильные реквизиты. Исправления должны хорошо читаться.
  2. Рядом с исправительной записью напишите «Исправлено».
  3. Обязательно укажите дату внесения изменений в журнал регистрации путевок.
  4. Внесенные исправления нужно обязательно заверить у сотрудника, ответственного за ведение регистра. Следует поставить подпись, указать расшифровку Ф.И.О. и должность.

Скачать бесплатно образец журнала учета путевых листов с исправлениями

Скачать

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/chto-delat-s-oshibkoy-v-zhurnale-ucheta-putevykh-listov

Как внести исправления в путевой лист. Опасные ошибки в путевом листе. Путевые листы – основание для списания ГСМ

Допускаются ли исправления в путевых листах. Исправляем ошибку в журнале путевых листов. Как правильно вносить изменения в путевом листе

В случаях, установленных законодательно, водителю требуется иметь при себе оформленный путевой лист. При отсутствии данного документа к ответственности могут привлечь как водителя, так и должностное лицо, ответственное за выезд ТС на линию.

Определения

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Суммы

Согласно ч. 2 ст. 12.3. КоАП, если путевой листок требуется согласно законодательству, а у водителя, при остановке ТС инспектором ГИБДД, его не окажется, последует:

  • либо предупреждение в письменном виде, налагаемое в соответствии со ст. . КоАП;
  • либо штраф за путевой лист 500 рублей, накладываемый согласно ст. . КоАП.

Конкретного наказания за отсутствие путевого листка для должностных и юридических лиц не предусмотрено, однако такие лица понесут санкции за косвенные нарушения, связанные с оформлением данного первичного документа.

Отсутствие медосмотра

Так, при нарушении п. 2 ч. 7 Приказа, то есть при непростановке в путевом листе сведений о предрейсовом или послерейсовом осмотре водителя, последуют штрафы согласно ч. 2 ст. 12.3.1.:

  • на должностных – 5000 руб.;
  • на юридических – 30000 руб.

Неправильное оформление

На основании п. 5 ч. 6 Приказа, в путевом листке должны быть проставлены дата и время совершения дорейсового техосмотра ТС.

В случае неисполнения данного требования инспектором ГИБДД будет составлен протокол по ч. 3 ст. 12.31.1. КоАП. Статья предусматривает штрафные санкции:

  • для автоводителя – 3000 рублей;
  • для должностных – 5000 рублей;
  • для юрлиц – 30000 рублей.

Для юридических лиц

Основные реквизиты представлены в ч. 3 Приказа:

  • наименование документа, его номер;
  • срок действия;
  • информация о юрлице или ИП, в собственности которого находится ТС;
  • информация о ТС и о водителе.

Информация о собственнике ТС включает в себя:

Данные о транспортном средстве:

  • тип авто (легковой, грузовой, трамвай и др.);
  • регзнак;
  • показания одометра при осуществлении выезда с места постоянной парковки ТС и при заезде на него по окончании рейса (смены);
  • дата выезда с места парковки и заезда на него.

Данные о водителе:

  • дата и время осуществления предрейсового и послерейсового медосмотра.

Ч. 8 Приказа допускает также включение в путевой листок и иных дополнительных реквизитов, не указанных в вышестоящем перечне. Включение дополнительных реквизитов производится согласно распоряжению руководителя организации.

Допускаются ли исправления в листе

Поскольку специальной нормы в отношении исправлений в путевых листах ни Приказом, ни Постановлением не установлено, действует общая норма в отношении первичных учетных документов, указанная в ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402 от 6 дек. 2011 года “О бухгалтерском…” .

Порядок, как исправлять ошибки в первичных документах, закрепите в учетной политике для целей бухучета или приложении к ней.

Количество израсходованного бензина должно быть подтверждено документально. Поэтому, путевые листы с неверным расчетом, должны быть исправлены. Ошибки в путевом листе исправьте так: зачеркните неправильный текст и надпишите над этим исправленный текст.

Если при проверке путевых листов выяснится, что бензина списано меньше, чем положено по норме, то на основании бухгалтерской справки (ф.0504833) датой обнаружения ошибки отразите в учете дополнительное списание бензина: Дебет 0.401.20.272 Кредит 0.105.Х3.440. При этом водителю необходимо будет возместить понесенные расходы на бензин.

Если списано бензина больше, чем положено по норме, то выявленный перерасход надо отразить как недостачу и взыскать с водителя в установленном порядке.

Обоснование

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Совет: когда оформляете путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде

Каким документом исправить

Исправления оформляйте первичным учетным документом – Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Основание – документы, которые в отчетном периоде не провели или провели с ошибками (например, акт об оказании услуг, дополнительное соглашение и т. д.). В Бухгалтерской справке отразите:

 причину, почему вносите исправления;

 наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер, период, за который регистр составлен;

 период, в котором обнаружили ошибку.

Такой вывод следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, пунктов 7, 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Когда вносите исправительные проводки в регистры бухучета, главбух (руководитель структурного подразделения) ставит отметку об этом в Бухгалтерской справке в разделе «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету». Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.

Как исправить

Исправления в электронный регистр вносит сотрудник, ответственный за его формирование (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Правила, как исправить ошибку, зависят от того, в какой момент она обнаружена: до момента представления отчетности или после.

Пример, как исправить ошибку в бухучете казенного учреждения дополнительной проводкой. Ошибка обнаружена до представления отчетности

В сентябре бухгалтер казенного учреждения «Альфа» обнаружил счетную ошибку: больничное пособие за апрель сотруднику начислили на 500 руб. меньше (за счет ФСС России).

30 сентября исправления в бухучет внесли дополнительной бухгалтерской записью на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833):

Пример, как исправить ошибку в бухучете казенного учреждения способом «красное сторно». Ошибка обнаружена до представления отчетности

В сентябре бухгалтер казенного учреждения «Альфа» обнаружил счетную ошибку: больничное пособие за апрель сотруднику начислили на 5000 руб. больше (за счет ФСС России).

Бухучет: недостача по вине сотрудника

Ущерб от недостачи имущества, который должен возместить виновный сотрудник, отразите на счете 209.00 «Расчеты по ущербу имуществу и иным доходам» (п. 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

В учете казенных учреждений:

Начисление задолженности виновного лица, а также списание недостающего имущества отразите нижеприведенными проводками.

операцииДебет счетаКредит счета
Начисление задолженности виновного лица по ущербу (недостачам, хищениям):
1.Начислена задолженность по недостачам, хищениям нефинансовых активов в части:
– основных средств; – нематериальных активов; – непроизведенных активов;- материальных запасовКДБ.1.209.71.560 КДБ.1.209.72.560 КДБ.1.209.73.560КДБ.1.209.74.560КДБ.1.401.10.172
2.Начислена задолженность по недостачам, хищениям денежных документов, других финансовых активов (кроме денег)КИФ.1.209.82.560КИФ.1.401.10.172
Списание недостающих (пришедших в негодность) нефинансовых активов и денежных документов:
1.Списаны основные средства стоимостью свыше 10 000 руб.:
– списана остаточная стоимость основного средства;КДБ.1.401.10.172КРБ.1.101.ХХ.410
КРБ.1.104.ХХ.410КРБ.1.101.ХХ.410
2.Списаны основные средства стоимостью до 10 000 руб. включительноУменьшение забалансового счета 21
3.Списаны нематериальные активы (НМА):
– списана остаточная стоимость НМА;КДБ.1.401.10.172КРБ.1.102.ХХ.420
– списана сумма ранее начисленной амортизацииКРБ.1.104.ХХ.420КРБ.1.102.ХХ.420
4.Списаны пришедшие в негодность непроизведенные активыКДБ.1.401.10.172КРБ.1.103.ХХ.430
5.Списаны материальные запасыКДБ.1.401.10.172КРБ.1.105.ХХ.440
6.Списаны денежные документыКДБ.1.401.10.172КРБ.1.201.35.610
ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Порядок отражения в учете операций по возмещению виновным лицом ущерба от недостачи зависит от того, в какой форме он возмещается – в натуральной или в денежной.

Как исправить ошибку в первичном документе

Источник: https://www.car-ville.ru/kak-vnesti-ispravleniya-v-putevoi-list-opasnye-oshibki-v-putevom-liste-putevye/

Можно ли исправлять в путевых листах. Исправляем ошибку в журнале путевых листов

Допускаются ли исправления в путевых листах. Исправляем ошибку в журнале путевых листов. Как правильно вносить изменения в путевом листе

» Служащим и северянам » Можно ли исправлять в путевых листах. Исправляем ошибку в журнале путевых листов

Налоговики могут исключить расходы на бензин, если путевые листы были заполнены ошибками

Рассмотрим самые частые ошибки, допускаемые компаниями, на которые налоговики обратят внимание в первую очередь.

Юрист и Закон
Добавить комментарий