Доп соглашение к договору изменение фамилии. Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии работника: порядок внесения изменений

Доп соглашение к договору изменение фамилии. Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

  • свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
  • новый паспорт лица;
  • СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Скачать бланк заявления АДВ-2.

Скачать форму описи АДВ-6.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Источник: http://smena-familii.ru/rabotniki/smena-familii-rabotnika/

Как Внести Изменения В Трудовой Договор При Смене Фамилии

Доп соглашение к договору изменение фамилии. Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Обязательно нужно прописать место оформления документа, населенный пункт, где составлялась бумага. В первой части прописывается вся информация о сторонах контракта. Указываются данные о начальнике, его должности и о сотруднике.

Подписание приказа возложено на начальника предприятия, где трудится работник, визировать должны юрист и главный бухгалтер. Бухгалтерия и отдел кадров обязаны под расписку получить по одному экземпляру приказа с ксерокопиями прилагаемых документов, и их имена и занимаемые посты прописываются в перечне тех лиц, кому приказ отослан.

Трудовой договор: меняем фамилию

Если изменения в трудовой договор при смене фамилии решено вносить путем корректировок, то неактуальные сведения (старую фамилию) нужно зачеркнуть одной чертой и указать новую фамилию. Исправления нужно заверить подписью уполномоченного кадровика. Также необходимо указать дату внесения корректировок.

Одним из вариантов изменения фамилии в трудовом договоре является непосредственное внесение исправлений в действующий трудовой договор. В частности, внести корректировки нужно во все разделы документа, в которых содержится фамилия сотрудницы. На практике это преамбула договора и его последний раздел, где содержатся адреса, реквизиты и подписи сторон.

Изменение фамилии в трудовом договоре

Приказ, изданный директором предприятия, служит окончательной формой документации, закрепляющей законность смены официальных данных в трудовом договоре, трудовой книжке, табеле учета посещения и прочих бланках компании.

Заполненный в произвольной форме, Приказ должен содержать информацию о дате подачи сотрудником соответствующих заявлений и причины для изменения персональной информации в официальных документах компании.

В Приказе указывается перечень поддающихся замене информации документов, порядок уведомления коллег подчиненного и назначается ответственный за проведение процедуры смены трудового договора.

Из этой статьи вы узнаете: • Необходимо ли проводить изменение фамилии в трудовом договоре; • Каким образом внести корректировки об изменении фамилии в трудовом договоре; • Каков образец документов об изменении фамилии в трудовом договоре.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Всё о дополнительном соглашении к трудовому договору о смене фамилии: образец документа

Но нередки случаи, когда мужчина при вступлении в брак решается взять фамилию супруги (если у жены она более благозвучная или более благородная), такие перемены в личных данных не противоречат законодательству. Смена фамилии возможна и по таким причинам:

  • собственная фамилия некрасиво звучит или обозначает предмет, растение или иное;
  • человеку надоело, что в детские и юношеские годы его постоянно дразнили и придумывали прозвища;
  • тянется шлейф уголовного прошлого, и есть желание избавиться от него;
  • вражда с родителями дошла до критической точки, и сын или дочь хотят напрочь отрубить свою родословную;
  • изменение пола;
  • отец или брат печально «прославили» свой род, получив известность в качестве маньяка, и пр.

Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору о смене фамилии

  • наименование организации;
  • заглавными буквами «ПРИКАЗ»;
  • номер слева, дата – справа;
  • в связи с поступлением заявления от (ФИО сотрудника), в котором он (а) сообщает администрации (название фирмы) об изменении своих персональных данных, приказываю: в срок до такого-то числа (срок в 4-5 дней):
  1. Подготовить доп. соглашение к трудовому договору (об изменении фамилии) с таким-то.
  2. Внести изменения в трудовую книжку и в личную карточку такого-то.
  3. Откорректировать табель, лицевой счет, график предоставления отпусков.
  4. Оформить документы на замену банковской карточки, полиса мед. страхования.
  5. В дальнейшем всю документацию вести с учетом изменившихся личных данных такого-то.
  6. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить такого-то.

Источник: https://ladyjurnal.ru/avtomobilnoe-pravo/kak-vnesti-izmeneniya-v-trudovoj-dogovor-pri-smene-familii

Доп соглашение на изменение фамилии сотрудника. Оформляем допсоглашение при смене фамилии

Доп соглашение к договору изменение фамилии. Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Фамилия работника относится к категории юридически значимых сведений, в обязательном порядке включаемых в трудовой договор. О том, как кадровику оформить изменение фамилии работника – читайте в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как правильно зафиксировать изменения в трудовом договоре при смене фамилии работником;
  • нужно ли оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии;
  • на основании каких документов осуществляется в 2015 году изменение фамилии в трудовом договоре и трудовой книжке.

Как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Трудовая книжка Внесение изменений в титульный лист

Заявление сотрудника о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии

Трудовой договор Изменение данных в связи со сменой фамилии

Форма №Т-2. Личная карточка работника

Приказ о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии сотрудника

Фамилия, имя и отчество работника – это информация, которая указывается при заключении трудового договора (ст.57 ТК РФ). Обращаем внимание, что эти сведения не относятся к обязательным условиям, которые должны быть согласованы сторонами при заключении трудового договора. Фамилия, имя и отчество работника – это персональная информация, позволяющая идентифицировать сторону трудового договора.

Трудовое законодательство не устанавливает порядок отражения в трудовом договоре информации об изменении фамилии работника. В этой связи на практике сформировалось два подхода решения данной ситуации.

Можно внести изменения о новой фамилии работника непосредственно в текст трудового договора. Сделать это можно по аналогии с правилами, предусмотренными ч.третьей ст.

57 Трудового кодекса для внесения в трудовой договор недостающих сведений. Так, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо необходимые сведения, трудовой договор может быть дополнен.

При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Отметим, что статья 72 Трудового кодекса предусматривает необходимость заключения соглашения об изменении определенных сторонами условий, а не сведений трудового договора. Поэтому заключать дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора нет необходимости.

В этом случае прежняя фамилия просто аккуратно зачеркивается одной чертой (чтобы в дальнейшем ее можно было прочесть без особых затруднений), а сверху вписываются актуальные данные. Все изменения следует заверить подписями сторон (работника и работодателя). Эти изменения надо сделать на обоих экземплярах трудового договора.

Как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии в 2015 году, если нет ни малейшего желания портить документ зачеркиваниями? Использовать второй, резонно считающийся менее трудоемким, вариант: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии. Многие кадровики со стажем считают этот вариант наиболее удобным.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в свободной форме. В тексте документа необходимо отразить:

  • номер и дату заключения договора, неотъемлемой частью которого является соглашение;
  • дату смены работником фамилии, желательно с указанием причины – например, «в связи со вступлением в брак»;
  • сведения о предъявленных работником документах (свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о смене фамилии и т. д.);
  • прежние и новые персональные данные работника;
  • дату подписания соглашения.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в двух экземплярах и заверяется подписями сторон, после чего один экземпляр передается работнику под роспись, а второй – хранится у работодателя.

Отметим, что поскольку трудовое законодательство не регламентирует процедуру внесения изменений о фамилии работника в текст договора, вы можете выбрать любой из приведенных выше вариантов.

Порядок изменения фамилии работника в кадровых документах

Независимо от причин смены фамилии (заключение брака, развод, собственная инициатива работника и т. д.), данная процедура сопровождается внесением изменений в ряд кадровых документов – трудовой договор, личную карточку. трудовую книжку и т. д.

Для внесения изменений требуются веские основания – устного обращения работника недостаточно.

Необходимо письменное заявление на имя руководителя организации, подкрепленное копиями документов, которые подтверждают факт смены персональных данных работника – свидетельства о регистрации брака, паспорта, свидетельства о перемене фамилии.

Подлинники или нотариально заверенные копии бумаг, являющихся основанием для внесения изменений в кадровые документы, необходимо предъявить работодателю. Все копии заверяются печатью организации и подписью начальника отдела кадров, после чего подшиваются в личное дело работника.

Получив заявление работника, работодатель издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому составить его можно в произвольной форме.

Образец приказа о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 15
о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

На основании свидетельства о браке № 345611099 от 05.05.2015, выданного отделом ЗАГС г. Пушкино, и личного заявления сотрудника приказываю:

изменить в учетных документах фамилию кассира отдела бухгалтерии Дежневой Анны Васильевны на фамилию Петрова.

Генеральный директор А.В.Львов

На основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

  • трудовой договор;
  • личную карточку;
  • трудовую книжку;
  • документы воинского учета – для военнообязанных;
  • пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Изменение паспортных данных работника необходимо отразить и другом документе, хранящемся у работодателя, – трудовой книжке. Изменение фамилии в трудовой книжке в 2015 году осуществляется в соответствии с п.

26 постановления Правительства РФ №225 от 16.04. 2003 года «О трудовых книжках».

В отличие от процедуры изменения сведений о фамилии работника в трудовом договоре, алгоритм фиксации актуальных паспортных данных в трудовой книжке довольно четко регламентирован законом.

Фамилию, имя и отчество работника, без сокращений вписанные в графы на титульном листе трудовой книжки, следует исправлять путем зачеркивания прежних данных и внесения новых.

Иными словами, нужно максимально аккуратно зачеркнуть утратившую актуальность фамилию, вписав рядом новую, а затем проставить на внутренней стороне обложки ссылку на документальное обоснование изменений (свидетельство о браке или смене фамилии, паспорт и т. д.

) с указанием его реквизитов. Ссылка заверяется подписью и печатью работодателя организации или печатью кадровой службы 1 .

Источник: https://www.yuriste.ru/dop-soglashenie-na-izmenenie-familii-sotrudnika-oformlyaem/

Изменение фамилии в трудовой книжке – после замужества, образец оформления, пример записи – Центр Про

Доп соглашение к договору изменение фамилии. Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Семейное право > Смена фамилии > Как исправить фамилию в трудовой книжке?

В жизни многих людей, особенно у представительниц женского пола, бывают ситуации, когда приходится менять фамилию.

Такое действие требует соблюдения ряда формальностей, а в особенности внесения изменений в основные документы.

На этом момент стоит обращать внимание, так как важные бумаги могут оказаться недействительными из-за перемены личных данных человека.

Поэтому не теряет актуальности вопрос, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Вносить подобные изменения — это основная задача работника отдела кадров любой организации. Подобные действия должны быть выполнены своевременно и правильно.

Для осуществления таких операций сотрудник должен иметь определенный багаж знаний в любой сфере трудовых отношений и хорошо ориентироваться в нормативных документах, как в новых, так и тех, которые действуют уже давно.

Выделяют два основных документа в области взаимоотношений между работником и руководителем:

  • трудовая книжка;
  • трудовой договор.

Трудовая книжка содержит в себе всю необходимую информацию относительно:

  • стажа сотрудника;
  • даты ухода с предыдущего места работы;
  • даты оформления на новое место.

В трудовую книжку может быть вписана информация о договорах и дисциплинарных взысканиях.

https://www.youtube.com/watch?v=9OTQbZ0ZW58

Но кроме вышеупомянутого, работник отдела кадров вправе делать пометки в данном документе, особенно, когда изменяется фамилия или отчество работника.

Нормативно-правовая база

Трудовые отношения сотрудника и работодателя и разные аспекты взаимодействия сторон, регулирует ряд нормативно-правовых документов. Особое внимание уделяется вопросу, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством.

По закону «О персональных данных», фамилия гражданина относится к личным данным конкретного лица, поэтому может изменяться из-за определенных обстоятельств.

В сфере трудовых отношений главным нормативно-правовым документом является Трудовой кодекс РФ. Он предусматривает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

Подробное описание процесса, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Этот документ был принят в 2003 году. Представляет собой пособие для работодателей и сотрудников отдела кадров. Опираясь на этот документ, они вносят изменения и осуществляют свою деятельность.

Основания для смены фамилии

Смена фамилии работника организации требуют от работодателя или сотрудника отдела кадров отчетливого понимания действий относительно того, как внести изменения в трудовую книжку.

Наиболее распространенный случай для смены фамилии — это изменение семейного положения работника и принятие фамилии супруга.

В этом случае внести корректировки в трудовую книжку нужно сразу же после того, как работник поменяет паспорт на новую фамилию.

Кроме того, фамилия может быть изменена по собственному желанию человека. Как правило, изменения в трудовую вносятся также после получения нового паспорта.

Смена записи в трудовой относительно фамилии вносится и по другим причинам, к примеру, после бракоразводного процесса.

Оформляется такое действие всегда за одинаковым алгоритмом.

Таким образом, при изменениях персональных данных, в трудовой книжке должна отображаться смена подобной информации. Поскольку до факта смены в трудовой этот документ работнику не принадлежит.

Действия работника после изменений персональных данных

При смене фамилии, отчества или имени, работник должен сообщить об этом работодателю или сотрудникам отдела кадров.

После этого необходимо придерживаться такого алгоритма действий:

  1. Работнику следует подготовить необходимый пакет документов.
  2. Внесение изменений в трудовую книжку обязанность сотрудника отдела кадров.
  3. Прежде, чем в трудовую будут внесены изменения, работник должен внимательно прочесть приказ, который ему выдаст работодатель.
  4. Работнику не обязательно видеть факт внесения изменений в трудовой документ, но для собственного спокойствия лучше осмотреть книжку и проверить правильность заполнения новой информации.

Процедура внесения записей в трудовую книжку осуществляется после заявления сотрудника с просьбой о внесении изменений в трудовую.

Затем на его основании создается приказ руководителя организации о произведении соответствующих исправлений в отношении сотрудника.

Форма заявления стандартная, работник обращается к руководителю фирмы с просьбой внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Под датой и подписью нужно обязательно указать в приложении перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно изменить индивидуальные данные работника.

Образец заявления:

Список необходимых документов от работника выглядит так:

  • паспорт на новую фамилию;
  • свидетельство о браке, если данные были изменены в результате его заключения;
  • иное свидетельство, которое подтверждает изменение фамилии, имени или отчества.

Вышеперечисленные документы нужно представить в отдел кадров. Сроков выполнения данных действий законодательством не установлены.

Но специалисты настоятельно рекомендуют провести подобные изменения в трудовой книжке как можно быстрее, сразу после получения паспорта с новой информацией.

Процедура изменения фамилии в трудовой книжке

В соответствии с законодательством, изменения в запись о фамилии вносятся на основании подтверждающих документов.

https://www.youtube.com/watch?v=ibaKW32m-vI

Реквизиты этих документов должны быть обязательно внесены при смене фамилии в трудовую книжку.

Данные действия производятся у того работодателя, во время работы у которого, была изменена фамилия.

Но если по определенным причинам поменялась фамилия, а данные в трудовой книжке не исправили, при этом сотрудник уволился и был принят на работу к другому работодателю, то корректировку в трудовом документе может произвести новый наниматель.

Основные этапы внесения изменений:

  1. Вначале вносят изменения в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте в трудовой книжке. Прежнюю фамилию вычеркивают, а рядом вписывается новая. Надпись можно сделать сверху над вычеркнутым словом.
  2. Основные данные из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки, оставляя место для внесения реквизитов очередного документа, в том случае, когда снова понадобится вносить изменения. Опытные специалисты рекомендуют сэкономить здесь место, для указания подобных исправлений.
  3. Под записями о серии и номере свидетельства и другими данными сотрудник отдела кадров ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать так, чтобы можно было прочесть всю информацию.

Изменения должны быть внесены без исправлений и подчисток, разборчивым почерком. Запись в трудовой книжке о смене фамилии образец 2019 году выглядит так:

Запись о смене фамилии в трудовой книжке — Образец

Исправление ошибок

Ошибки в важных документах встречаются довольно редко. Но если неправильная запись внесена, то исправить ее возможно, но делать это следует в соответствии с законодательством.

Многие специалисты отдела кадров даже с большим стажем работы не знают, что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в фамилии.

В 2003 году была разработана специальная инструкция, которая регулирует порядок заполнения трудовых книжек. Внесение любых исправлений должно соответствовать этим требованиям.

Неверно внесенные данные могут быть выявлены на разных частях трудовой книжки, в ее разделах или на вкладыше к ней.

Процедура исправлений практически одинаковая во всех случаях. Но могут присутствовать свои особенности, на которые важно обращать внимание.

Если ошибки не будут исправлены, в будущем могут возникнуть проблемы с получением пенсии. При выявлении ошибок в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается, она исправляется новой записью ниже.

Даже тогда, когда ошибка в документе была совершена руководством с предыдущего места работы, специалисты новой фирмы осуществляют исправления в трудовом документе.

Ошибки в написании фамилии встречаются наиболее часто. Они появляются, если фамилия записывается на слух, при невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Подобные исправления вносятся в трудовую книжку светостойкой и водостойкой пастой. Цвет допускается черный, фиолетовый или темно-синий.

Если при исправлении фамилии сотрудники отдела кадров не соблюдают установленную процедуру, густо намазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что она становится невозможной для чтения.

Это является грубым нарушением и в данном случае возникает вопрос о том нужно ли менять трудовую книжку. Прежнюю придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Иногда случается, что сотруднику внесли измененную фамилию на титульном листе трудовой, но забыли это сделать во вкладыше.

Таким образом, если после замужества или по каким-то другим причинам изменяется фамилия, данные изменения следует обязательно отразить в трудовой книжке гражданина. При этом менять ее на новую нет необходимости.

Поскольку законодательством предусмотрено возможность ее исправления. Данная процедура должна осуществляться кадровиком или руководителем фирмы строго за правилами соответствующих нормативно-правовых актов.

Придерживаясь строгой последовательности в своих действиях, сотрудник кадрового отдела сможет легко разобраться в подобной ситуации.

Источник:

Изменение фамилии в трудовой книжке, в том числе после замужества: основания, правила и порядок, внесение записи, образец 2018 года

Смена фамилии сопровождается заменой большинства документов, содержащих персональные данные. Трудовую книжку полностью переоформлять не требуется, но исправления должны быть сделаны по определённым правилам.

Смена фамилии в трудовой книжке: действия работника

Как правило, человек меняет фамилию по трём причинам:

  • замужество;
  • расторжение брака;
  • смена имени или фамилии по собственному желанию гражданина.

Процедура сопровождается заменой основных документов, которые содержат персональные данные гражданина — паспорта, свидетельства СНИЛС, водительского удостоверения и т. п. Но если гражданин официально трудоустроен, то предстоит внести изменения и в кадровые документы организации, в которой он работает.

Поэтому после получения документов с новыми данными работник должен уведомить своего работодателя о произошедших изменениях. А для того чтобы работодатель внёс исправления, нужно представить в кадровый отдел подтверждающие документы:

  • новый паспорт;
  • в зависимости от основания — свидетельство о заключении или расторжении брака, о смене имени.

Согласно пункту 26 Постановления правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 «О трудовых книжках» изменения должен вносить работодатель последнего места работы гражданина на основании представленных документов.

Просто со слов кадровик не имеет права исправить данные в трудовой книжке. Очерёдность и сроки внесения исправлений в кадровых и бухгалтерских документах законом не регламентируются.

Официальным подтверждением смены фамилии являются новый паспорт и свидетельство из загса

После того как работник представил подтверждающие документы, работодатель обязан приступить к внесению исправлений в трудовой книжке. Правила ведения и заполнения трудовых книжек регламентируются специальной инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

На практике встречаются случаи, когда работник обращается в отдел кадров с просьбой исправить данные, а работодатель просит его написать заявление, в котором он официально просит внести изменения в его документацию. Закон не обязывает работника это делать.

Согласно законодательству, работодатель в любом случае обязан внести соответствующие изменения в трудовую книжку. Однако процесс заполнения заявления не составляет особого труда.

Всё же я рекомендую работнику писать такое заявление, поскольку оно сможет юридически обезопасить обе стороны в конфликтной ситуации.

Пошаговая инструкция для кадровика: как исправить фамилию

Алгоритм действий при внесении изменений следующий:

  1. Согласно пункту 2.3 Правил, изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки, где указаны персональные данные работника — титульный лист. Для этого необходимо одной тонкой чертой зачеркнуть неактуальные данные работника так, чтобы можно было прочесть написанное ранее. Рядом или сверху над зачёркнутой фамилией аккуратно вписать новые сведения.

    Фамилия аккуратно зачёркивается тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее указанные сведения

  2. На оборотной стороне обложки надо указать причину и основания, поясняющие, почему были внесены изменения, — дату, серию и номер документа, подтверждающего произошедшие изменения. Запись заверяется расшифрованной подписью руководителя, начальника отдела кадров или другого уполномоченного лица. В конце записи ставится печать организации или кадрового отдела (при наличии печати).

    На тыльной стороне обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника

Закон не требует сопровождать изменение фамилии в трудовой книжке изданием отдельного приказа. Но если внутренний документооборот предприятия предполагает такое действие, приказ оформляется. Им же можно распорядиться внести изменения в другие учётные документы и назначить ответственное за это лицо.

Источник: https://centrproh.ru/oformlenie/izmenenie-familii-v-trudovoj-knizhke-posle-zamuzhestva-obrazets-oformleniya-primer-zapisi.html

Работница сменила фамилию. Три документа, которые нужно исправить

Доп соглашение к договору изменение фамилии. Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Не прочитано

Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор. Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы.

Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась.

В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.

Запросите у сотрудницы оригиналы документов, чтобы подтвердить смену фамилии

Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных (п.

26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.

Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно. Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя.

В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013).

Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.

Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии. По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы.

Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил.

Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.

Скачать и распечатать образец

Внесите изменения в трудовой договор, личную карточку и трудовую книжку

В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.

Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем.

С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы.

Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку. Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую.

Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения» (образец ниже).


Трудовая книжка.
На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой (образец ниже). Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. В трудовых книжках образца 1974 года укажите новую фамилию на специальной пустой строке.

На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69).

Исправьте другие кадровые документы по необходимости

Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы.

Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта.

Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника.

В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».

Работодатель должен оперативно получать информацию о смене паспорта, места регистрации, иных персональных данных сотрудника. Иначе отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую инспекцию будут с ошибками. Также станут недействительными доверенности на сотрудника.

Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии.

Например, можете указать такую формулировку, «Работник обязан в трехдневный срок сообщить работодателю об изменении его паспортных данных, номера телефона, регистрации или фактического адреса проживания. При желании может сообщить об изменении семейного положения, рождении детей».

С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись.

Удобнее вносить изменение фамилии, если кадровые документы ведете в компьютерной программе. В этом случае менять каждый документ вручную не нужно. Вы один раз указываете новую фамилию работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы программы.

1. Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно.

2. В связи со сменой фамилии работодатель вносит изменения только в текущие кадровые документы, исправлять старые документы не нужно.

3. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.

Источник: https://e.kdelo.ru/590349

Юрист и Закон
Добавить комментарий